Small scale field-experiment for improved situation reporting

Today, I had the opportunity to study a small yet powerful field experiment at the County Administrative Board of Västra Götaland. The county administrative board has a geographical responsibility for crisis preparedness and crisis response at the regional level. The field experiment took place at the county administrative board’s newly designed situation room facilities.

At the field experiment, the TiB-organization (the duty officers) tested new ways of conducting multi-actor situation reporting conferences. In a series of small scale, yet cleverly designed, sessions, the duty officer invited three different fire & rescue services, the police, the paramedic organization, the national 112-organization, the traffic authority and the Swedish meteorological and hydrological institute to participate in a multi-actor situation conference.
Until now, such conferences have mainly been done in the form of a multi-actor teleconference, where verbal reports are the mechanism for sharing information. But today, the multi-actor conference was mediated using collaborative tools, opening up for a richer set of mechanisms for information sharing.

The field experiment provided several insights regarding the delicate balance of striving for improved communication capabilities while at the same time keeping a strong attention to avoid the addition of unwanted side-effects. The session today also showed how a cleverly designed field experiment can be accomplished without creating a hyped expectation bubble that most experiments rarely are able to fulfill. The county administrative board presented great skills in running a field experiment that was nicely embedded into the ongoing discussions on how to further improve multi-actor situation reporting.

Many thanks to Marcus Green, Charlotta Källerfeldt, Maria Göransson for arranging the event, and also many thanks to Malin Lintzen, Per Marklund, and Per-olof Hårsmar (SMHI) for the experimental design.

 

Maximized inspiration after a great week of field work at MSB:s national situation room.

It is nice to be back at the office with loads of impressions and ideas after a fantastic week of field work at a National Situation Room at the Swedish Civil Contingencies Agency (MSB) in Karlstad.
The field studies are a direct consequence of the insightful workshops hosted by JRCC/ Ispra with Tom de Groeve and his team of researchers, where these workshops during 2013 and 2014 provided me the network necessary to make the field studies possible. So, thank you Tom!
Another group of researchers that have had significant inspiration for me during the field studies are Kees Boersma and Jeroen Wolbers with their provocative yet constructive way of discussing the consequences of applying a too strong command and control management model instead of exploring other possibilities that might be more feasible, or could open up for new design perspectives. Thanks Kees and Jeroen!

From a system support point of view, it is fascinating to see how little traditional command center work that is evident in a situation room. My conclusion from the field studies are that we probably have new category of solutions waiting to be designed if we truly would like to further support the work in situation rooms. Solutions that are based on a command center idea will likely fail to support and extend situation room work practices.

Since situation rooms is an interesting socio-technical setting for authorities on national levels, but also an environment and a way of working that we also see traces of on regional and even local levels. One could assume that the new category of solutions that target situation room work, might be of general interest rather than being specific for a very limited group of people.

As one might realize at this point of this blog post, the field studies were great and provided a material that is truly inspiring to start analyzing. So, lastly, thank you all at MSB for the welcoming atmosphere and openness.

Kort reflektion kring ERCC-artikeln i Tjugofyra7

I det aktuella numret av MSBs tidning Tjugofyra7 finns en artikel om ERCC som beskriver deras uppdrag och tillgång till en rad olika informationssystem. Artikeln beskriver på ett bra sätt centrala aspekter av ERCC och deras beredskap. Dock gör jag följande reflektion då det är lätt att bli förblindad av all flimrande teknik som återfinns i lägescentraler. Det är faktiskt så att mycket av den teknik i form av stora videoskärmar och informationssystem som varnar för annalkande katastrofer också är tillgängliga för vem som helst.

Stora skärmar och projektorer finns att köpa på vilket köpcenter som helst (nej inte med samma möjlighet att anpassa innehållet som på en videovägg men dock snarlikt).

ERCC picture

Tidningen Tjugofyra7 med artikeln om ERCC

På bilden med Bart Materne som poserar framför den stora videoväggen återfinns Google Earth ( som är gratis att använda), vidare visas på skärmen i mitten GDACS som också är öppen och fri att använda, och på den vänstra skärmen finns en situation report som finns fritt tillgänglig via Reliefweb.

Det är värt att poängtera att en del av den information som behövs för att genomföra kontinuerlig omvärldsbevakning är baserad på öppen information eller via öppna informationssystem som till och med privatpersoner har tillgång till. Därmed inte sagt att lägescentraler saknar en unik kapacitet. Jag skulle istället vilja påstå att lägescentraler likt den hos ERCC har en mycket unik kapacitet men som snarare är relaterad till metodik än teknik. Tyvärr är en fungerande metodik till skillnad mot teknikstöd inget som kan upphandlas och monteras.

Avslutningsvis vill jag poängtera att min reflektion inte skall läsas som en kritik av reportaget i Tjugofyra7 då jag tycker att redaktionen gör ett mycket bra arbete.

Reflektioner från Erik Borglund kring stabsutbildning hos Polisen

jonaslandgren:

Intressanta och bra reflektioner kring stabsarbete.

Originally posted on Erik Borglund:

Nu är vi halvvägs i kursen stabsmetodik på polishögskolan och den tyngre delen kring ledning är avklarad. Under dag 3 påbörjades primärt ett starkt fokus på stabsmetodiken och det arbete som sker i stab. Jag fick själv under eftermiddagen vara aktivt med i stabsövningar. 20 år som polis var nyttig erfarenhet, och jag tror inte jag gjorde bort mig helt. Men jag kan konstatera att det finns en enorm kunskap och kompetens inom polisen som är vida underskattad. De arbetsuppgifter som polisen ställs inför då de tvingas att till att organisera sig i särskild ordning för att hantera en särskild händelse är vanligare än man kan tro. I FAP 201-1 står i 1§: “Denna författning innehåller regler om Polisens hantering av händelser som är så omfattande eller av så allvarlig natur att Polisen, för att kunna lösa sina uppgifter, måste planera, organisera och leda verksamheten enligt särskilda rutiner.” (RPSFS 2006:14 FAP…

View original 226 more words

Drones – part of the fire services toolbox?

There are a few things that seems to really intrigue people to such an extent that they without hesitation cancel their plans or at least interrupt their immediate plans. Drones are an excellent example of this.

Today, friends from SAAB and Lindholmen Science Park organized a nice drone-seminar and demo at the Kuggen-building where we at Interaction Design at Chalmers have our offices. This meant that my morning plans were slightly modified since I was intrigued by the demonstration of one of the drone-platforms. The seminar attracted a diverse group of people including people from the local fire and rescue services.

My immediate impressions from the demo is that drones seems to have developed from being a nerdy-techie-hobby to now transformed into something much more off-the-shelf and consumer friendly. A fair bet is that drones will become a common sight at accidents sites and disaster areas in the near future. The capabilities of drones to provide overview using photos, video-streams and bulks of sensor data seems unprecedented thanks to is impressive in-flight abilities. It will be interesting to see which one of the three large fire services in Sweden that will start to have drones as part of their standard toolbox for response operations.

For all of you that are interested in drones for emergency- or disaster-response, have a look at “Humanitarians in the Sky: Using UAVs for Disaster Response“


drone4drone5drone1

Lägesbild i de stora sammanhangen – inspiration från UN/OCHA

I förra veckan träffade jag personer från UN/OCHA i samband med ISCRAM Summerschool on Humanitarian operations, på övningsanläggningen Campus Vesta i Belgien. Både professionella och doktorander deltog i sommarskolan som organiserades av min kollegor på Disaster Resilience Lab (DRC). Naturligtvis blev det många och långa samtal om utmaningar kring situationsförståelse, meningsskapande och lägesbild. Särskilt fokus hamnade också på hur olika lägesbildsprodukter skapas och för vilket syfte. UN/OCHA pratar inte särskilt mycket om lägesbild i termer av Common Operation Picture utan fokuserar istället på produkten Situation Reports. UN/OCHAs beskrivning av syftet med Situation Reports ligger väl i linje med hur vi i MSBs LoS-projekt pratar om samlad lägesbild. Enligt OCHA har en situation report följande syfte:

  • A Situation Report is a concise operational document intended to support the coordination of humanitarian response in an acute crisis. It should provide an update on the current needs, response and gaps in a given emergency.

  • A Situation Report helps actors directly involved in the humanitarian emergency to be aware of ongoing work, and to inform the wider humanitarian community and other interested stakeholders about developments in the field. It is also used for advocacy and resource mobilization.

  • A Situation Report should give a factual and neutral account of an emergency response. To the extent possible in the time frame available, a Situation Report should analyse and report on trends in the situation and the response.

  • In some cases, it may be relevant to issue a regional Situation Report covering multiple countries affected by a crisis. These regional reports provide a broad overview of the response across the region and compare the priority needs and gaps of each affected country. These reports are therefore less operationally focused.

  • There should be only one version of an OCHA Situation Report in the public domain at a time. For example, the field should not circulate Situation Report No. 1, which is then slightly altered by Headquarters but also issued as Situation Report No. 1. (See below: Frequency.)

(Utdrag från 01_Guidance_OCHA Situation Report_October 2012.pdf)

Här finns det en rad formuleringar och underliggande intentioner som går att översätta till och använda i en svensk kontext, även om de stora sammanhangens klustermodell inte används i Sverige. Punkterna ovan bör kunna inspirera till värdefulla diskussioner både hos kommunal räddningstjänst och svensk polismyndigheten utifrån de erfarenheter som gjorts de senaste dagarna och veckorna.

Skogsbranden i Västmanland ger insikter för framtiden

IMG_2970Den 5/8 fick jag möjlighet att på plats genomföra fältstudier på ledningsplatsen i Ramnäs. Just denna dag var en ganska intressant dag då länsstyrelsen precis tagit över ansvaret för räddningstjänst i länet samt att en omfattande kapacitets-förstärkning av ledningsorganisationen genomfördes. Att göra fältstudier vid den här typen av händelser ger naturligtvis en hel del insikter och reflektioner. Nedan återfinns ett exempel.

En omedelbar reflektion vid framkomst till Ramnäs var att återigen ser vi exempel på hur omfattande krishantering genomförs och organiseras på platser som inte är specialanpassade för att bedriva krisledning eller ledning av räddningsinsatser. Konferensanläggningen i Ramnäs var på många sätt i sin grundstruktur mycket bättre än de förberedda ledningscentralerna som annars återfinns hos kommunal räddningstjänst och länsstyrelser då en konferensanläggning har en helt annan kapacitet att inrymma den mycket omfattande mängden personer som helt naturligt blir involverade i en insats av detta slag. Att teknikstöd och kommunikationsinfrastruktur i många delar saknades kunde hanteras genom att förstärka mobilnät, bygga nya lokala datanätverk, och designa användningen av konferensrummen till stabsliknande miljöer. Stabschefen för insatsen tillsammans med involverad personal i de olika funktionerna visade denna hektiska dag på mycket god förmåga att designa och re-designa användningen av lokaler och arbetssätt för att förstärka organisationens kapacitet att bedriva ledning. Kanske är det så att det finns behov av att ta vara på dessa erfarenheter då det i framtiden rimligen kommer att bedrivas omfattande krisledning på platser och i konstellationer som på förhand inte är designade för ändamålet utan behöver designas samtidigt som ledningsarbetet skall ha en effekt mot händelsen.

Det finns eventuellt behov av att skapa en enklare guide med checklistor kring hur en ‘ledningsplats’ skapas utifrån lokala omständigheter samt hur en sådan ‘plats’ kan skalas upp mot en mer omfattande ledningsfunktion för komplex samverkan. Denna sorts guide kanske redan finns.

Detta är endast en av många reflektioner som fältstudierna gav. Förhoppningsvis kommer en del andra observationer och reflektioner kommuniceras via olika ‘lessons learned’-aktiviteter som MSB, Länsstyrelsen i Västmanland och de aktuella räddningstjänstförbunden kommer att genomföra under hösten.