Reflektion kring vad prognosen från Migrationsverket betyder

 

Den fjärde februari presenterade Migrationsverket sin prognos för hur många asylsökande som förväntas komma till Sverige under 2016. När generaldirektören uttrycker ”Det går knappast att tala om en prognos längre”, så finns det all anledning att fundera igenom vilken kapacitet och beredskap som finns hos svenska myndigheter att hantera den situation som mot sommaren och höst kan bli svår att överblicka och få kontroll över.

Migrationsverkets rapport visar med tydlighet att det finns en överhängande risk för att kommuner och statliga myndigheter under året kommer att uppleva en betydande överbelastning. När vetskapen om en kommande överbelastning nu finns, är det också rimligt att skyndsamt säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs så att de berörda aktörerna står väl rustade inför den kommande utmaningen.

Berättelserna från höstens hantering av den omfattande mängden asylsökande illustrerar att många organisationer har goda möjligheter att bli bättre. Framförallt finns stora möjligheter att A) bli bättre på att internt organisera sig för att hantera nödvändiga insatser och B) säkerställa en fungerande och effektiv informationshantering. Allt löser sig inte med dessa två punkter, men om inte punkterna förbättras så kommer överbelastningen bli mycket kännbar. För vilka medarbetare orkar med en likadan eller värre period igen?

Mot denna bakgrund finns alltså ett akut behov av ett kunskapslyft kring ledning och samordning. Kanske är det så att MSB, SKL och Universitet/Högskolor tillsammans borde skapa ett intensivprogram där de organisationer som vill förbättra sina möjligheter att bemöta den förväntade överbelastningen kan få stöd och coaching i ledning och organisering av verksamhet under press.

Jag tror att många kommuner och myndigheter skulle vara intresserade av ett sådant program. Vad tror du?

Kunskapsinhämtning från komplexa händelser? Nej tack!

Skulle du vilja bli behandlad av läkare med begränsad erfarenhet av att behandla just din specifika sjukdom och där läkaren saknar tillgång till erfarenheter från andra läkare som behandlat patienter med samma sjukdom?

Skulle inte tro det!

Men tyvärr står svensk krishantering i ett läge som till stora delar liknar ovan absurda frågeställning. Det saknas metodik och resurser för att samla in och ta vara på de värdefulla erfarenheter som enskilda eller grupperingar av organisationer gör i samband med stora samhällsstörningar och krisliknande händelser.

Uppföljning av vardagsolyckor sker rutinmässigt genom de insatsrapporter som svensk räddningstjänst dagligen producerar. Men när händelser inträffar som är omfattande och har en komplexitet som kräver en insats av ett nätverk av aktörer saknas systematisk inhämtning av erfarenheter. Under och efter hanteringen av cryptosporidium-utbrottet i Östersund efterfrågades av de lokala aktörerna någon form av extern utvärdering. MSB fick frågan men kunde inte hjälpa till.
Omedelbart efter händelserna på Utöya och Oslo kunde det varit värdefullt att inhämta kunskap hos de Norska myndigheterna, oklart om något team skickades från MSB. Stormarna i Sverige under november/december torde resulterat i erfarenheter som skulle kunna vara av värde för fler än just de vid tillfället involverade aktörerna. Togs erfarenheterna tillvara? Tyvärr nej.

Men så illa är det väl inte? Självklart sammanställs reflektioner och personer från involverade aktörer åker runt på seminarier och berättar om just sina erfarenheter. Men att berätta om sina erfarenheter i powerpoint-format och att ha en tredje part som systematiskt inhämtar och strukturerar observationer och erfarenheter är olika saker. Den senare formen har troligtvis lite större möjligheter att lyfta fram saker som fungerat mindre bra och lyfta fram situationer där enskilda myndigheter agerat tvivelaktigt. Jo, det händer faktiskt.

I samband med omfattande samhällsstörningar och krisliknande händelser är det naturligtvis av vikt att MSB gör sitt yttersta för att säkerställa att relevanta aktörer samverkar och agerar i en gemensam riktning. En långsiktigt viktigare uppgift är dock att under en pågående händelse eller serie av sammanlänkade händelser, studera, analysera och rapportera de erfarenheter som gjorts. Sådant arbete är möjligt att göra under pågående händelser genom att personal med dessa specifika uppgifter bäddas in i de organisationer som hanterar den aktuella händelsen. Det finns inga metodmässiga problem att studera organisationers agerande under en pågående händelse. Snarare finns det problem att försöka inhämta erfarenheter lång tid efter att den enskilda händelsen klingat av. MSB borde alltså inte bara tillsätta operativa resurser för att säkerställa professionell sakkompetens för att hantera den uppkomna situationen utan också säkerställa att ett “Observationsteam” mobiliseras.

MSB bör som ansvarstagande och professionell myndighet tillsätta resurser så att komplexa händelser kan studeras medan dessa händelser pågår. På vilket sätt kan annars trovärdiga observationer och erfarenheter tillgängligöras till de organisationer som vill ha en vettig möjlighet att vara välförberedda inför liknande händelser.

Jag hoppas att MSB inom en inte allt för avlägsen framtid kommer att besvara frågan “Kunskapsinhämtning från komplexa händelser?” med ett rungande “ja tack!”.

Läsvärt om krisledning inför 2012

Så här inför nyårshelgen kan det vara på sin plats med lite lästips om rapporter som annars det kan saknas tid att verkligen fördjupa sig i. Mina två tips är följande rapporter med insikter från övning och verkliga händelser. Trevlig helgläsning.

Utvärderingen av SAMÖ-KKÖ 2011 [PDF]

Utdrag ur sammanfattningen (sid 9): “De flesta av organisationerna anser sig också ha god kunskap om andra organisationers ansvar och roll, men utvärderingen bedömer ändå att det är nödvändigt med kunskapsuppbyggnad på flera områden. Enskilda organisationer kan förbättra formerna för stabsarbetet, bland annat vad gäller informationsspridningen till medarbetarna, strukturen på stabsmötena och framtagandet av lägesbilder. Bristande uthållighet vid längre krisförlopp, gällande till exempel personal i nyckelfunktioner, är något som flera organisationer måste ta höjd för i sin planering. Mycket mer kan också göras för att förbättra samverkan mellan organisationerna”.

Policing Large Scale Disorder: Lessons from the disturbances of August 2011 (UK)[PDF]

Utdrag från slutsatserna (sid 31): “The use of social media, both as a source of intelligence and as a way to reassure and inform the public, is also an emerging area of public order policing that requires urgent attention. There were examples of good practice during the August disorder that should be built upon in the future. “

Nästa komplexa tågolycka i oländig terräng

I SVD-artikeln kring forskarkritiken av den dåliga säkerheten hos de svenska järnvägsföretagen nämnder Peter Lundgren hos MSB att då järnvägar är dragna i oländig terräng så är det troligt att en räddningsinsats vid en svår tågolycka med stor sannolikhet kommer att ta mycket lång tid och ställa mycket stora krav på dem som kommer ut till olycksplatsen.

“– Frågan är inte om det händer, utan när. I dag är man inte förberedd, varken på räddningstjänst eller ambulanssjukvården.” – Rebecca Forsberg, Umeå Universitet

Man bör fundera kring vad detta innebär. Självklart är det så att om en allvarlig tågolycka sker på en sådan plats där det saknas vägar i närheten av spåren så kommer insatsen att vara mycket svår. Men just detta självklara faktum kan knappast vara en nyhet. Detta bör vara etablerad kunskap hos de kommunala räddningstjänster som har järnvägsinfrastruktur inom sitt geografiska ansvarsområde. Men SVD-artikeln antyder att det saknas både organisation, metodik och teknik för att klara av sådana olyckor. Det borde vara ganska oroande.

Vi vet att skogsbränder kan vara mycket svåra att hantera för en lokal räddningstjänst med utmaningar att få ut utrustning och personal i skogen. Men om det är svårt vid skogsbrand, hur blir det då inte när den komplexa tågolyckan inträffar? Kanske är det så att det behövs gemensamma nationella resurser inte avseende teknik i sig, utan av transportkapacitet. Kanske är det så att det behövs helikopterkapacitet att lyfta ut tunga resurser till geografiskt svårtillgängliga platser? Men vem skall i så fall stå för en sådan kostnad?
En möjlighet är att den eller de kommuner som har spårinfrastruktur inom sitt geografiska område skall stå för detta. En annan möjlighet är att det är tågoperatörerna som skall bekosta detta då en olycka är något som verksamhetsutövaren bör vara förberedd inför och ha kapacitet att bemöta. Ett tredje alternativ är att det är Trafikverket som skall stå för detta då det är med deras godkännande som tågoperatörerna bedriver sin verksamhet på dessa otillgängliga platser. Ett fjärde alternativ är att kräva av sjukvårdshuvudmännen att det skall finnas helikopterkapacitet för att kunna flyga ut skadade och flyga in tunga resurser. Ett femte alternativ är att låta alla ovan aktörer stå för finansiering och organisering av sådan transportkapacitetet.

En sak är dock säker. Efter att en komplex tågolycka har inträffat så kommer det vara mycket lätt att ordna med finansiering till sådana resurser. Vi bör ta Rebecca Forsbergs (verksam vid Kunskapscentrum inom katastrofmedicin vid Umeå universitet) varning på största allvar när hon säger att: “– Frågan är inte om det händer, utan när. I dag är man inte förberedd, varken på räddningstjänst eller ambulanssjukvården.”

Ur ett IT-perspektiv är frågan intressant då den mest troliga lösningen är att köpa kapacitet från existerande kommersiella helikopteraktörer i Norden i syfte att säkerställa en beredskap och kapacitet. En sådan lösning ställer intressanta krav på mobiliseringsförmåga, kapacitet kring organisering, privat-offentlig samverkan och inte minst informationsdelning över sektorsgränser och nationella gränser. Behovet av system för koordination och samarbete kommer att vara omfattande och tydligt.

Important lessons from NYC´s encounter with Irene

According to Ahbi Nemani, blogger on Code for America, there are some interesting lessons identified from the NYC´s encounter with hurricane Irene. Read his Technology in a Hurricane story at www.codeforamerica.org.

Firstly, the NYC.gov website was optimized to withstand heavy traffic during the critical time when many people looked for insights, information and advice. They optimized the website by reducing its size allowing the webpages to load faster and by that being able to serve more visitors. How many organizations have such “optimizing” prepared for their own websites?

Secondly, Ahbi highlights that it is now no longer the case that only government agencies that have a role to share information in times of a crisis. It is nowadays everyones responsibility. Ahbi quotes Alex Howard of O’Reilly Radar that says: “In this information ecosystem, media, government and citizens alike will play a critical role in sharing information about what’s happening and providing help to one another.” Ahbi argues that the use of social media during hurricane Irene was a good proof of this.

From my Swedish perspective, I can only agree.

Those days are over when government agencies had a “crisis information monopoly”. We must now in a fast pace reform how crisis communication is done in Swedish government agencies.

A key role in such work is the brilliant people at MSB working with Krisinformation.se. They have experience, they are motivated and they have a position making them very suitable for educating and motivating local, regional and national government agencies to establish unidirectional communication structures between citizens and governments.

“clearly Twitter is becoming a key vehicle for emergency communications”

It is far from a complete surprise for us, but social media seems to become more and more important in emergency and crisis response. During the last few years, we have heard many reports of the potential of social media in times of emergencies, crises and disasters. Too often, these stories have focused only on the potential use and interesting yet minor examples of real use. But since some time, we now see a massive use of social media where the benefits not only are identified but are concrete and real.

During hurricane Irene, not only top-level government agencies used social media to stay informed, but also local governments. It is refreshing to see how local and regional agencies now seems to have overcome their self-generated administrative and bureaucratic hurdles to use social media.

Alexander Howard writes on CBSnews.com how “Hurricane Irene highlights importance of real-time leadership and social data”. He describes how Mayor Vince Gray (@MayorVinceGray) in Washington just recently have come to the conclusion that social media is fundamental i emergency and crisis response. I quote “Mayor Gray’s office, while a relative latecomer to social media, appears to be convinced of its use after the past weekend: “clearly Twitter is becoming a key vehicle for emergency communications,” he tweeted last night.”

We have not seen the same enthusiasm yet in Swedish local, regional and national agencies, but it is reasonable to expect that similar opinions will emerge even here in Sweden. What is really fascinating is how the US department of Homeland Security urges people to use social media during extreme events in order to stay in contact.

According to Alexander Howard, FEMA administrators such as Craig Fugate (@CraigAtFEMA) use social media for situational awareness. Craig Fugate explains that “Social media’s biggest power, that I see, is to empower the public as a resource.”

We have still some work to do in Sweden before our national, regional and local agencies will use social media for situational awareness. But important steps are on its way and it is not unlikley that we will see a dramatic shift in attitude to use social media for improved situation awareness during the next few years. It is reasonable to believe that we will se a rapid increase of competence development activities focusing on social media for crisis response. Many Swedish organizations have a long way to run to catch up with the fast-paced social media landscape.

Diskussionen fortsätter kring hur Svensk krisledning bör organiseras.

Eric Rönnegård, fd Polischef, publicerar på NewsMill i slutet av juni reflektioner och åsikter kring hur svensk krisledning borde organiseras. Hans reflektioner är baserade på de erfarenheter som han fått under SAMÖ/KKÖ. I stort går Erics argumentation ut på att länsstyrelserna har en för svår uppgift och är för dåligt rustade för att bedriva krisledning vid en olycka av den storlek som SAMÖ/KKÖ omfattade. Lösningen skulle vara att skapa en Krisledningsmyndighet med nationellt ansvar och nationella befogenheter att bedriva ledning vid en nationell kris.

Artikeln har många goda poänger och den kritik som Eric lägger fram är svår att blunda för. I stort håller även jag med om att Sverige saknar den krisledningskapacitet som vi borde kunna ha. Dock är jag tveksam till de lösningar som Eric argumenterar för.

En tänkt krisledningsmyndighet skulle ha ansvar och befogenheter att leda hanteringen av en uppkommen kris. Eric skriver; “…efter ett eventuellt klartecken från ministern bör chefen för krisledningsmyndigheten ges ansvar och befogenhet att självständigt leda insatsen, strategiskt och övergripande operativt.”

En stilla undran är vad denna chef skall leda då det inte framgår om krisledningsmyndigheten också skall ha operativa resurser eller om operativa resurser skall rekvireras från berörda myndigheter. Följande frågor behöver besvaras:

– Skall krisledningsmyndigheten leda genom samverkan med andra myndigheter och genom tvingande direktiv frånta dessa myndigheter deras rättigheter att själva besluta om sin resursanvändning?

– Skall krisledningsmyndigheten ha egen expertis inom CBRNE, skydd mot smittsamma sjukdomar, brand, anti-terrorism, hantering av komplex ordningsstörning i urbana miljöer m.m, eller skall myndigheten dra nytta av den sakexpertis som finns på respektive expertmyndighet?

Dessutom, oavsett var ledningsansvaret för krishantering läggs så kommer det finnas en samverkans- och samordnings- komplexitet som behöver hanteras mellan organisationer och mellan administrativa nivåer i det statliga systemet. Nedan ges några enkla exempel:

Centraliserad nationell krisledning
– Vid en centraliserad nationell krisledning kommer det finnas distinkta utmaningar att samordna och samverka med olika regionala aktörer och en stor mängd lokala organisationer som besitter de operativa resurserna. En utmaning som ej bör underskattas.

Distribuerad lokal krisledning
– Vid en distribuerad lokal krisledning uppstår samma problem fast i ett omvänt perspektiv. Den lokala beslutsfattaren får en omfattande samverkansproblematik som delvis smittutbrott likt det i Östersund ofta ger utmärkta exempel på. Alltså, i sådana händelser behöver en kommun samordna både med regionala och nationella aktörer.

Regional krisledning
– Vid regional krisledning uppstår en dubbel samverkans- och samordningsproblematik som pressar från tre håll. En betydande kraft kommer från nationella myndigheter och en svagare men dock omfattande kraft kommer från den underliggande kommunala nivån. Vidare återfinns också en viss belastning från den samverkan som behöver ske horisontellt med andra regionala aktörer.

Att etablera och upprätthålla en god krisledningskapacitet är i första hand inte ett strukturellt problem som löses genom att organisationsdiagram modifieras. Alla strukturer har sina för och nackdelar. Lösningen måste därför sökas på annan plats och med andra medel. Krisledningskapacitet byggs med hjälp av metodik och kompetens. Metodiken och kompetensen skall säkerställa en förmåga att snabbt agera mot en given händelse oavsett den myndighetsstruktur som agerandet behöver ske som utgångspunkt ifrån. Det är hög tid att ta kostnaden att utveckla sådan metodik och kompetens.