555 sidor som kanske kan innebära ett uppvaknande för svensk krisberedskap

I slutet av veckan kom då till slut den slutliga och fullständiga versionen av SOU 2017-114 med den kanske inte helt ödmjuka titeln reboot – omstart för den digitala förvaltningen. 

Det är tyvärr ingen snabb genomvandring som är möjlig av de massiva 555 sidorna som presenterar resultatet av utredaren Hans-Eric Holmqvist uppdrag att analysera och ge förslag till effektiv styrning av utveckling, införande och förvaltning av nationella digitala tjänster. I den omfattande utredningen finns flera godbitar. Men kanske är följande text på sidan 52 av glädje men kanske också stress för många inom svensk krisberedskap:

Mål för de statliga myndigheternas digitaliseringsarbete:

2 § Målet för de statliga myndigheternas digitaliseringsarbete är att den statliga förvaltningens användning av digitala medel ska leda till att det blir så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av den statliga förvaltningens service. De statliga myndigheternas användning av digitala medel ska vara säker samt öka kvaliteten och effektiviteten i den offentliga förvaltningen som helhet.

Kanske kommer detta innebära att följande snart kan förverkligas:

  • dropbox-liknande funktionalitet som nås via ett uppdaterat WIS ª.
  • en myndighetsöverskidande epost-tjänst där personal från olika myndigheter kan skapa mailgrupper tvärs över myndighetsgränser, krypterat och klart ª.
  • samarbetsplattform där myndigheter kan förmedla uppdrag till tillfälligt organiserade (och identifierade) grupper i allmänheten, i syfte att avlasta överbelastade myndigheter†.
  • prognostjänster som drar nytta av all data som rapporteras in till IDA och andra databaser vilket skulle kunna bidra med algoritmifierad rådgivning vid pågående insatser‡.

Svensk krisberedskap behöver kanske inte mer av krut och kanoner utan snarare mycket snabb och robust kommunikation varpå vilken en mängd plattformar för olika former av organisering kan styras och ledas. Hantering av konsekvenserna i framtida samhällsstörningar med gråzons problematik kommer att vara beroende av massiv kommunikationskapacitet snarare än vapenkapacitet. Att ta fram nya kraftfullare digitala tjänster för krisberedskap kan vara att ta ett par första viktiga steg.

Noter:

ª lite för ofta och i ganska besvärliga sammanhang har amerikanska molntjänster använts på ett kanske lite för naivt sätt.

† civilsamhället är fantastiskt men det är inte alltid goda krafter som väljer att blir engagerade i frivillig-grupper. Är ett kris-idkort på uppsegling?

‡ mönsteranalys som indikerar om valda insatser följer invanda mönster eller om de bryter ny mark borde vara en smal sak för en krishanteringsbeteende-algoritm.

Advertisements

Reflektion kring att minska osäkerhet

Att reagera på vad som händer i sin omvärld och omvandla det vi uppfattar och föreställer oss till något form av framgångsrikt agerande tycks vara en evig fråga för alla typer av organiserade verksamheten. Handlar det om att minska osäkerhet (uncertainty) eller tvetydighet (ambiguity). Tja båda aspekterna är ju lika viktiga att hantera, men då på lite olika sätt. Osäkerheter tenderar att bäst hanteras genom att inhämta mer information medan tvetydigheter kräver en förmåga att tillsammans tolka och värdera. En del verksamheter har ganska omfattande erfarenhet av tolkning och värdering av tvetydigheter, exempelvis TiB-funktioner på nationell nivå inom krisberedskapssystemet. Andra verksamheter är betydligt bättre på att reagera på osäkerheter och snabbt organisera insatser med syfta att förbättra informationsläget. Exempel på sådant arbete är larmoperatörer som tar emot larmsamtal och därefter skickar i (larmar ut) räddningsenheter, ambulans, väktare eller polispatruller.

På senare tid har stor kraft lagts på att utveckla strukturer, processer och metoder för att utbilda och höja förmågan i svensk krisberedskap kring att bli bättre på att tolka tvetydigheter. Det har varit ett bra och ett viktigt arbete som behöver fortsätta. Men samtidigt behöver det ske en utveckling kring hur hantering av osäkerheter kan förbättras och framförallt hur olika aktörer i samarbete kan bistå varandra i att snabbt minska osäkerheter.

För att utveckla en sådan förmåga krävs någon form av bas eller infrastruktur för att skapa ett flöde av information mellan aktörerna. En sådan bas eller infrastruktur saknas idag. Infrastrukturen kan vara teknisk men i en del fall räcker det med att den är social och organisatorisk. I en studie som jag med några kollegor håller på att slutföra har vi identifierat hur en grupp operatörer från olika organisationer med begränsat teknikstöd men med en underifrån etablerad social struktur på ett intressant sätt, snabbt kan hantera osäkerheter genom korta och intensiva perioder av informationsutbyte. Vid en närmare analys av vad de faktiskt utbyter i dessa korta interaktioner så framträder ett tunt men effektivt protokoll. Detta protokoll kan närmast beskrivas som att det  formar vad som som uppmärksammats och skapar en sorts konversationskrokar på vilka operatörerna kan göra tillgängligt små informationsfragment som kan bidra till att minska osäkerhet genom att bidra till den begränsade informationsmängden.

Om allt går enligt plan så finns en rapport på plats efter årsskiftet. Fram tills dess finns nedan poster från TAMSEC2017 där delar av detta arbete beskrivs.

TAMSEC2017_poster_Landgren

Reflektion kring vad prognosen från Migrationsverket betyder

 

Den fjärde februari presenterade Migrationsverket sin prognos för hur många asylsökande som förväntas komma till Sverige under 2016. När generaldirektören uttrycker ”Det går knappast att tala om en prognos längre”, så finns det all anledning att fundera igenom vilken kapacitet och beredskap som finns hos svenska myndigheter att hantera den situation som mot sommaren och höst kan bli svår att överblicka och få kontroll över.

Migrationsverkets rapport visar med tydlighet att det finns en överhängande risk för att kommuner och statliga myndigheter under året kommer att uppleva en betydande överbelastning. När vetskapen om en kommande överbelastning nu finns, är det också rimligt att skyndsamt säkerställa att nödvändiga åtgärder genomförs så att de berörda aktörerna står väl rustade inför den kommande utmaningen.

Berättelserna från höstens hantering av den omfattande mängden asylsökande illustrerar att många organisationer har goda möjligheter att bli bättre. Framförallt finns stora möjligheter att A) bli bättre på att internt organisera sig för att hantera nödvändiga insatser och B) säkerställa en fungerande och effektiv informationshantering. Allt löser sig inte med dessa två punkter, men om inte punkterna förbättras så kommer överbelastningen bli mycket kännbar. För vilka medarbetare orkar med en likadan eller värre period igen?

Mot denna bakgrund finns alltså ett akut behov av ett kunskapslyft kring ledning och samordning. Kanske är det så att MSB, SKL och Universitet/Högskolor tillsammans borde skapa ett intensivprogram där de organisationer som vill förbättra sina möjligheter att bemöta den förväntade överbelastningen kan få stöd och coaching i ledning och organisering av verksamhet under press.

Jag tror att många kommuner och myndigheter skulle vara intresserade av ett sådant program. Vad tror du?

Kunskapsinhämtning från komplexa händelser? Nej tack!

Skulle du vilja bli behandlad av läkare med begränsad erfarenhet av att behandla just din specifika sjukdom och där läkaren saknar tillgång till erfarenheter från andra läkare som behandlat patienter med samma sjukdom?

Skulle inte tro det!

Men tyvärr står svensk krishantering i ett läge som till stora delar liknar ovan absurda frågeställning. Det saknas metodik och resurser för att samla in och ta vara på de värdefulla erfarenheter som enskilda eller grupperingar av organisationer gör i samband med stora samhällsstörningar och krisliknande händelser.

Uppföljning av vardagsolyckor sker rutinmässigt genom de insatsrapporter som svensk räddningstjänst dagligen producerar. Men när händelser inträffar som är omfattande och har en komplexitet som kräver en insats av ett nätverk av aktörer saknas systematisk inhämtning av erfarenheter. Under och efter hanteringen av cryptosporidium-utbrottet i Östersund efterfrågades av de lokala aktörerna någon form av extern utvärdering. MSB fick frågan men kunde inte hjälpa till.
Omedelbart efter händelserna på Utöya och Oslo kunde det varit värdefullt att inhämta kunskap hos de Norska myndigheterna, oklart om något team skickades från MSB. Stormarna i Sverige under november/december torde resulterat i erfarenheter som skulle kunna vara av värde för fler än just de vid tillfället involverade aktörerna. Togs erfarenheterna tillvara? Tyvärr nej.

Men så illa är det väl inte? Självklart sammanställs reflektioner och personer från involverade aktörer åker runt på seminarier och berättar om just sina erfarenheter. Men att berätta om sina erfarenheter i powerpoint-format och att ha en tredje part som systematiskt inhämtar och strukturerar observationer och erfarenheter är olika saker. Den senare formen har troligtvis lite större möjligheter att lyfta fram saker som fungerat mindre bra och lyfta fram situationer där enskilda myndigheter agerat tvivelaktigt. Jo, det händer faktiskt.

I samband med omfattande samhällsstörningar och krisliknande händelser är det naturligtvis av vikt att MSB gör sitt yttersta för att säkerställa att relevanta aktörer samverkar och agerar i en gemensam riktning. En långsiktigt viktigare uppgift är dock att under en pågående händelse eller serie av sammanlänkade händelser, studera, analysera och rapportera de erfarenheter som gjorts. Sådant arbete är möjligt att göra under pågående händelser genom att personal med dessa specifika uppgifter bäddas in i de organisationer som hanterar den aktuella händelsen. Det finns inga metodmässiga problem att studera organisationers agerande under en pågående händelse. Snarare finns det problem att försöka inhämta erfarenheter lång tid efter att den enskilda händelsen klingat av. MSB borde alltså inte bara tillsätta operativa resurser för att säkerställa professionell sakkompetens för att hantera den uppkomna situationen utan också säkerställa att ett “Observationsteam” mobiliseras.

MSB bör som ansvarstagande och professionell myndighet tillsätta resurser så att komplexa händelser kan studeras medan dessa händelser pågår. På vilket sätt kan annars trovärdiga observationer och erfarenheter tillgängligöras till de organisationer som vill ha en vettig möjlighet att vara välförberedda inför liknande händelser.

Jag hoppas att MSB inom en inte allt för avlägsen framtid kommer att besvara frågan “Kunskapsinhämtning från komplexa händelser?” med ett rungande “ja tack!”.

Läsvärt om krisledning inför 2012

Så här inför nyårshelgen kan det vara på sin plats med lite lästips om rapporter som annars det kan saknas tid att verkligen fördjupa sig i. Mina två tips är följande rapporter med insikter från övning och verkliga händelser. Trevlig helgläsning.

Utvärderingen av SAMÖ-KKÖ 2011 [PDF]

Utdrag ur sammanfattningen (sid 9): “De flesta av organisationerna anser sig också ha god kunskap om andra organisationers ansvar och roll, men utvärderingen bedömer ändå att det är nödvändigt med kunskapsuppbyggnad på flera områden. Enskilda organisationer kan förbättra formerna för stabsarbetet, bland annat vad gäller informationsspridningen till medarbetarna, strukturen på stabsmötena och framtagandet av lägesbilder. Bristande uthållighet vid längre krisförlopp, gällande till exempel personal i nyckelfunktioner, är något som flera organisationer måste ta höjd för i sin planering. Mycket mer kan också göras för att förbättra samverkan mellan organisationerna”.

Policing Large Scale Disorder: Lessons from the disturbances of August 2011 (UK)[PDF]

Utdrag från slutsatserna (sid 31): “The use of social media, both as a source of intelligence and as a way to reassure and inform the public, is also an emerging area of public order policing that requires urgent attention. There were examples of good practice during the August disorder that should be built upon in the future. “

Nästa komplexa tågolycka i oländig terräng

I SVD-artikeln kring forskarkritiken av den dåliga säkerheten hos de svenska järnvägsföretagen nämnder Peter Lundgren hos MSB att då järnvägar är dragna i oländig terräng så är det troligt att en räddningsinsats vid en svår tågolycka med stor sannolikhet kommer att ta mycket lång tid och ställa mycket stora krav på dem som kommer ut till olycksplatsen.

“– Frågan är inte om det händer, utan när. I dag är man inte förberedd, varken på räddningstjänst eller ambulanssjukvården.” – Rebecca Forsberg, Umeå Universitet

Man bör fundera kring vad detta innebär. Självklart är det så att om en allvarlig tågolycka sker på en sådan plats där det saknas vägar i närheten av spåren så kommer insatsen att vara mycket svår. Men just detta självklara faktum kan knappast vara en nyhet. Detta bör vara etablerad kunskap hos de kommunala räddningstjänster som har järnvägsinfrastruktur inom sitt geografiska ansvarsområde. Men SVD-artikeln antyder att det saknas både organisation, metodik och teknik för att klara av sådana olyckor. Det borde vara ganska oroande.

Vi vet att skogsbränder kan vara mycket svåra att hantera för en lokal räddningstjänst med utmaningar att få ut utrustning och personal i skogen. Men om det är svårt vid skogsbrand, hur blir det då inte när den komplexa tågolyckan inträffar? Kanske är det så att det behövs gemensamma nationella resurser inte avseende teknik i sig, utan av transportkapacitet. Kanske är det så att det behövs helikopterkapacitet att lyfta ut tunga resurser till geografiskt svårtillgängliga platser? Men vem skall i så fall stå för en sådan kostnad?
En möjlighet är att den eller de kommuner som har spårinfrastruktur inom sitt geografiska område skall stå för detta. En annan möjlighet är att det är tågoperatörerna som skall bekosta detta då en olycka är något som verksamhetsutövaren bör vara förberedd inför och ha kapacitet att bemöta. Ett tredje alternativ är att det är Trafikverket som skall stå för detta då det är med deras godkännande som tågoperatörerna bedriver sin verksamhet på dessa otillgängliga platser. Ett fjärde alternativ är att kräva av sjukvårdshuvudmännen att det skall finnas helikopterkapacitet för att kunna flyga ut skadade och flyga in tunga resurser. Ett femte alternativ är att låta alla ovan aktörer stå för finansiering och organisering av sådan transportkapacitetet.

En sak är dock säker. Efter att en komplex tågolycka har inträffat så kommer det vara mycket lätt att ordna med finansiering till sådana resurser. Vi bör ta Rebecca Forsbergs (verksam vid Kunskapscentrum inom katastrofmedicin vid Umeå universitet) varning på största allvar när hon säger att: “– Frågan är inte om det händer, utan när. I dag är man inte förberedd, varken på räddningstjänst eller ambulanssjukvården.”

Ur ett IT-perspektiv är frågan intressant då den mest troliga lösningen är att köpa kapacitet från existerande kommersiella helikopteraktörer i Norden i syfte att säkerställa en beredskap och kapacitet. En sådan lösning ställer intressanta krav på mobiliseringsförmåga, kapacitet kring organisering, privat-offentlig samverkan och inte minst informationsdelning över sektorsgränser och nationella gränser. Behovet av system för koordination och samarbete kommer att vara omfattande och tydligt.

Important lessons from NYC´s encounter with Irene

According to Ahbi Nemani, blogger on Code for America, there are some interesting lessons identified from the NYC´s encounter with hurricane Irene. Read his Technology in a Hurricane story at www.codeforamerica.org.

Firstly, the NYC.gov website was optimized to withstand heavy traffic during the critical time when many people looked for insights, information and advice. They optimized the website by reducing its size allowing the webpages to load faster and by that being able to serve more visitors. How many organizations have such “optimizing” prepared for their own websites?

Secondly, Ahbi highlights that it is now no longer the case that only government agencies that have a role to share information in times of a crisis. It is nowadays everyones responsibility. Ahbi quotes Alex Howard of O’Reilly Radar that says: “In this information ecosystem, media, government and citizens alike will play a critical role in sharing information about what’s happening and providing help to one another.” Ahbi argues that the use of social media during hurricane Irene was a good proof of this.

From my Swedish perspective, I can only agree.

Those days are over when government agencies had a “crisis information monopoly”. We must now in a fast pace reform how crisis communication is done in Swedish government agencies.

A key role in such work is the brilliant people at MSB working with Krisinformation.se. They have experience, they are motivated and they have a position making them very suitable for educating and motivating local, regional and national government agencies to establish unidirectional communication structures between citizens and governments.