Two interesting papers for a rainy day

The summer is finally here. This means many days of mild weather and rain, at least here in Sweden. For these rainy days, I have selected two papers that I will pay particular attention to. One paper focus on big data and crisis response, and the other paper focus on multi-agency response.  The two papers are published in Journal of Contingencies and Crisis Management.

Watson, H., Finn, R. L., & Wadhwa, K. (2017). Organizational and Societal Impacts of Big Data in Crisis Management. Journal of Contingencies and Crisis Management, 25(1), 15-22.

Abstract: This paper presents findings from a case study conducted as part of the EU project, BYTE – ‘The Big data roadmap and cross-disciplinarY community for addressing socie- Tal Externalities’. The article seeks to outline the role of big data in the different stages of crisis management and the organizational and societal benefits associated with engagement with this data. This article supports findings from other studies in that big data is able to significantly contribute to crisis response efforts. Big data can support organizations in their efforts to be better informed as data are able to significantly con- tribute to situational awareness, which can in turn inform decision-making, such as resource allocation. In addition, this study has demonstrated that big data is also able to positively inform preparation and pre-crisis efforts. However, at present, little is known about the contribution of big data to recovery efforts; demonstrating the need for further research in this area. As such, big data does appear to provide a number of positive benefits to organizations, benefits of which can then subsequently positively impact society.

Steigenberger, N. (2016). Organizing for the Big One: A Review of Case Studies and a Research Agenda for Multi‐Agency Disaster Response. Journal of Contingencies and Crisis Management.

Abstract: Disaster response operations require the cooperation of agencies that seldom interact in their daily operations. The result is a complex coordination problem, which has been in the focus of many case studies. In an effort to facilitate cross-case learning, this study presents a review of empirical studies on the multi-agency coordination of disaster response operations. The review covers 80 empirical studies and highlights the importance of training, expertise, planning and plan enactment, leadership and personal acquaintance between the actors in emergent multi-agency response networks. The analysis results also show that while some areas have received extensive coverage in scholarly publications (e.g., training, skills), a number of important topics have yet to be studied in sufficient depth (e.g., leadership and role taking, plan enactment). Based on these insights, a research agenda is proposed and a number of recommendations for practical disaster response management are made.

 

Har Sveriges kapacitet ökat medan det varit ‘andningspaus’ och ‘tid för ordning och reda’ i flyktingmottagandet?

Det gått ett halvår sedan Sverige genom en rad åtgärder radikalt minskade möjligheterna för människor på flykt att ta sig hit. Argumenten bakom de hårda åtgärderna var att skapa en andningspaus och säkerställa ordning och reda i mottagandet.
Nu känns det mer än angeläget att fundera kring vad som är tänkt att komma efter andningspausen samt hur den ordning och reda som borde ha skapats också resulterat i kapacitetsbyggande. Under detta halvår hoppas man ju att berörda myndigheter tillsammans med näringsliv och civilsamhället, skapat en höjd kapacitet att skapa boenden, organisera skolverksamhet, och skapa möjligheter till försörjning. Om andningspausen verkligen bara var en andningspaus så borde kapaciteten nu finnas för att klara av för ett ökat mottagande.
När nu rapporter kommer som visar att flyktingsituationen i världen är den värsta någonsin, när Turkiska gränsvakter skjuter ihjäl flyktingar, och svenska myndigheter bråkar inbördes kring hur och om ett skepp får angöra en brygga, så verkar läget lite mörkt.
Men det finns ljuspunkter, inte minst i alla de personer som på olika sätt varit involverade i att arbeta med och stötta olika typer av temporära och permanenta asylboenden. Många av dessa människor saknade avancerade utbildningar kring organisering men lyckades tack vare stundens allvar, egen social förmåga och en stor portion uppfinningsrikedom att skapa en kapacitet som kunde omformas till agerande. Att Svenska myndigheter under samman period fick lära sig att statligt finansierade tältläger kräver kommunalt bygglov är i bästa fall knasigt.
Mängden berättelser kring hur personer på kommunala förvaltningar och frivillig organisationer med små resurser och ofattbart korta deadlines , lyckats skapa boenden och fungerande sociala miljöer är många. Vi får hoppas att någon tar sig tid att dokumentera hur detta fantastiska arbete gick till, nej föresten, går till. För det är så att arbetet är långt ifrån över även om politikerna har andningspaus. Arbetet fortsätter med att skapa fungerande boenden, fungerande skolgång för alla, skapandet av möjligheter att få till en försörjning, samt en meningsfull fritid.
Så för att besvara min egen fråga “Har Sveriges kapacitet ökat medan det varit ‘andningspaus’ och ‘tid för ordning och reda’ i flyktingmottagandet?”
så blir svaret. JA, kapaciteten har ökat men inte på systemnivå där man kanske skulle kunna tro att så skulle ha skett, utan långt ner i samhällsstrukturen där en delvis bortglömd grupp människor reparerar och hanterar de brister som uppstått i den svenska samhällsväven. Vi ser exempel på hur eldsjälar med bland annat med fokus på idrott arbetar stenhårt för att genom motion skapa integration[1][2].
Kanske är min bedömning fel, kanske är mitt perspektiv lite för kritiskt, kanske är detta bara ett resultat av insikten av att vi borde kunna göra mer. Kanske…..

Insights from visiting Swedish Refugee Camps

The title of this post is perhaps provoking, since we do not have the type of refugee camps that can been seen in various parts of Greece, Turkey, Lebanon and Jordan. Still, the refugee accommodations offered in Sweden can still be very isolated and constraining settings. Many temporary refugee accommodation facilities are located in the country side or in localities with limited transport possibilities. Other facilities are located in populated areas but still with a clear geographical and social isolation.

Isolation
During our pilot field-study on the ‘organisation of refugee management in Sweden’, we came across Ursand Camping that during the autumn 2015 hosted refugees (see also the december blogpost). The housing consisted of camping huts and the communal areas consisted of one large facility for meals and two large tents for leisure activities. During our visit, we talked to people that asked about their chances to find jobs, how to get in contact with Swedish authorities to validate their work certificates and what the best way is to learn Swedish. we also bumped into people from the Red Cross that had initiated some language classes. It was evident that even if this was not a stereotypical refugee camp, it had all the signs of a total institution that instead of hope communicated isolation and helplessness.

Collaboration
In a later phase of this pilot field-study, we visited the Support Group at Restad Gård, which is an organisation created by refugees with the objective to create activities that makes the time during the asylum process become more meaningful. This group consist of refugees at Restad Gård, the largest refugee facility in Sweden. The Support Group arrange a range of activities and collaborates with the local society in order to not only create activities that kills time, but even more importantly, activities that help asylum-seekers to continuously and gradually integrate to the society.

A significant difference between the two settings, are related to the time that they have existed. The Ursand Camping was a hyper temporary facility whereas Restad Gård had been in place for years. There was also a difference in the two locations physical connectedness with the local society. In the first place, there where long distances to wolk until it was possible to use bus services. At Restad Gård, the connectedness in terms of bus services where good.

We hope that we will be able to conduct additional studies to investigate in more detail how activities for refugees are organized and how local circumstances affect the possibilities to organize these events.

Observationer från id- och gränskontroll vid färd med tåg från Danmark

Tidigare i veckan, i tisdags den 5:e januari, beslöt jag mig för att åka över till Danmark med tåg för att uppleva id-kontroll- och gränskontroll-processerna ur ett passagerarperspektiv. Att åka från Kungsbacka till Köpenhamn med tåg måste beskrivas som en mycket smidig resa, då den sker utan minsta avbrott för varken gränskontroll eller id-kontroll.  Men att åka samma sträcka åt andra hållet är annorlunda

Avresa från Köpenhamns central
En första skillnad är att det inte går att ta ett direkttåg från Köpenhamns central till Sverige. Man behöver först åka ut med ett annat tåg till Kastrup för att där byta till det tåg som går över Öresundsbron. Under den korta resan mellan Köpenhamns central och Kastrup kommunicerades via högtalarsystemet på skandinaviska att passagerare som skall vidare till Sverige skall visa foto-id eller pass vid id-kontrollen. När samma information kommunicerades på engelska användes begreppet “border-control” istället för id-kontroll. Att benämna id-kontrollen på Kastrup för ’border-control’ är nog inte korrekt, utan visar nog mest hur tågpersonalen saknar tydliga instruktioner kring hur de skall kommunicera kring detta nya moment.

Kastrup – ID-kontroll
Väl framme vid stationen på Kastrup stannar tåget på perrong 2 för att släppa av samtliga passagIMG_3945erare. De personer som skall vidare till Sverige beger sig upp med rulltrappan till avgångshallen på Kastrup och går en kort promenad över till perrong 1 för att där invänta sina tåg mot Sverige. Skyltningen i taket uppmanar resenärerna att ha foto-id tillgängligt.

Nere i slutet av rulltrapporna på perrong 1 står 6 st kontrollanter redo att kontrollera att varje passagerare har en godkänd id-handling.

IMG_3961

Id-handlingen fotodokumenteras med hjälp av en smartphone. Fotograferingen av id-handlingen liknade i stora delar den process som sker ombord på tåg när konduktören scannar/fotograferar sms-biljetten.
IMG_3959Några sekunders hantering med att få till rätt avstånd, skärpa och sedan är allt klart. Min upplevelse är att en mycket stor del av fokus ligger på att granska id-handlingen och inte alls lika mycket på att säkerställa att handlingen matchar bäraren. Vid det aktuella tillfället fungerade kontrollerna på ett smidigt sätt utan synliga kontroverser. Några personer hade missat informationen om id-kontroll, men tog utan problem fram id-kort i form av körkort. En familj som nyss hade ankommit med flyg till Kastrup var ovetande om id-kontrollen och fick spendera några minuter med att leta fram sina pass.

Enligt uppgift från kontrollanterna på plats, så lagras inga bilder på telefonen utan att de skickas omedelbart till en central lagringsplats. Det har framkommit funderingar och kritik kring hur säker den aktuella tekniska lösningen verkligen är. Orsaken till att id-handlingen fotograferas är för att skapa ett material som kan användas för att granska om kontrollen gått rätt till. Fotot av id-handlingen bildar en del av den dokumentation som den svenska polisen skall kunna använda för att utöva tillsyn på transportbolagets hantering av id-kontrollen. I detta fall är det transportbolaget som har ansvaret att kunna bevisa att id-kontrollerna utförts korrekt. Läs mer om “Tillämpning av ny förordning om identitetskontroller”.

När jag passerade id-kontrollen fungerade allt smidigt och kontrollanterna tog sig också tid på att besvara mina frågor. Vid det aktuella tillfället var vi ett 30-tal personer som skulle igenom kontrollen. Men det skall poängteras att den 5 januari, knappast var en hektisk resdag. Jag tror därför att det kan bli både trångt och långsamt när volymen passagerare når normala nivåer i nästa vecka, trots de förberedda fållorna och de skrivna uppmaningarna att sprida ut sig längs perrongen.

IMG_3964

Det är tydligt att perrongmiljön inte är designad för att också fungera för den här typen av check-points. För att bemanna samtliga nedgångar till perrong 1 fanns vid det aktuella tillfället ett 20-tal kontrollanter.

När väl id-kontrollen är avklarade återstår bara att på perrongen invänta tåget över till Sverige.

Hylie – Gränskontroll
Vid ankomsten till Hylie som är den första stationen när tåget kommit över på svensk mark, blev det ett 5 minuters uppehåll då polis mycket skyndsamt gick igenom tåget.

hylie

Polisen som kom in den vagnen där jag befann mig annonserade sitt ärende genom att säga “passkontroll” varpå han snabbt kompletterade med “id-kontroll”. Då jag frågade om det var gränskontroll eller bara en id-kontroll så blev svaret att det är gränskontroll men att både pass och id-kort fungerar för identifiering.

IMG_3975

Under tiden då tåget stod still och alla passagerare kontrollerades fanns ett tiotal poliser fanns synliga på perrongen och  var inte involverade i kontrollen på tåget. Bilden visar väntkuren som disponerades av poliserna som skydd mot den kalla vinden samt det staketet som avdelar perrongen. Efter 5 minuter lämnade tåget Hylie för fortsatt färd.

Betraktelser
Vad går då att säga om transportörens id-kontroll på Kastrup och polisens gränskontroll i Hylie? Säkerligen en hel del, men jag väljer att här lyfta fram följande. En uppenbar observation är att de fysiska platserna inte är designade för att på ett smidigt sätt kunna kontrollera ett stort passagerarflöde. På Kastrup används stolpar och band för att styra flödet vid kontrollerna. Vid Hylie fanns ett metallstaket uppsatt som en avdelare av längsledes på perrongen för att kanalisera avstigande passagerare mot särskilda utgångar där polisen genomförde sina kontroller.

Att arbetsmiljön för kontrollanterna i Kastrup och poliserna i Hylie inte var helt optimerade var tydligt då deras arbete skedde utomhus snarare än i de angränsande inomhusmiljöerna som fanns på de aktuella stationerna. Min poäng är inte att jag är så oroad över kontrollanterna och polispersonalen, de har nog tillgång till bra personlig utrustning. Vad jag vill lyfta fram är att organiseringen på plats visar tecken på att vara skyndsamt åstadkommen.

Fotograferingen av mitt ID-kort av kontrollanterna på Kastrup gav viss bismak då det för mig som individ saknades information om varför fotograferingen sker och hur bildmaterialet kommer att behandlas och hur länge som det kommer att lagras. Att ett säkerhetsföretag på uppdrag av en transportör fotograferar ett stort antal ID-handlingar kan ju i bästa fall vara en fungerande nödlösning för att säkerställa att id-kontrollerna faktiskt genomförs. Men i värsta fall så öppnar detta upp för risker som vi kanske idag inte riktigt kan överblicka. Vilka har tillgång till de system där informationen lagras? Vem eller vilka utvecklar och sköter driften för det aktuella systemet och tillhörande infrastruktur?
Det kan finnas en mängd svagheter och risker i lösningar som skyndsamt och under tidspress införs, särskilt om det handlar om så känsliga och värdefulla saker som ID-handlingar. Då kontrollen och fotograferingen av mina id-handlingar sker i Danmark så är det upp till danska myndigheter att kontrollera att lagringen av dessa uppgifter sker på ett korrekt och säkert sätt.

Avslutningsvis kan jag nog betrakta id-kontrollen i Kastrup som ett för sitt syfte fungerande administrativt stängsel. De personer som saknar tillsynes giltiga id-handlingar kommer att stoppas. Men enligt volontärerna från Röda Korset  på centralstationen i Köpenhamn så är id-kontrollen som hinder, långt ifrån det värsta hindret som flyktingarna behövt hantera under sin resa. De som verkligen vill, hittar andra vägar till ett högre pris och/eller större risker.

Reflektioner kring flyktingsituationen

Den pågående flyktingsituationen har synliggjort att det finns en hel del svagheter i den svenska samhällsväven. Att svenska samhället darrar till när 100.000+ människor under ett par månader söker sig hit, är för många överraskande. Hade vi inte högre kapacitet, frågar sig en del. Som alltid är vissa delar av samhället mer utsatta än andra, liksom att olika geografiska regioner upplever en högre belastning än andra. SKL menar att den ojämna belastningen behöver hanteras för att öka den totala kapaciteten[1].

Kommuner indikerar att förvaltningar går på knäna och att det är stora problem med att upprätthålla en fungerande verksamhet [5] och att det finns risk för undanträngningseffekter[6].

Migrationsverket informerar att det är mycket svårt att hitta boenden till de nyanlända och att det finns behov av att sänka kvalitén för att kunna erbjuda tak över huvudet till alla [7]. I perioder har det dessutom varit omöjligt att erbjuda någon form av boende åt alla.

Initiativ av centrala myndigheter att snabbt bygga tältläger har dessutom visat sig vara krångligt då lagstiftning och kommunalt agerade satt stopp för en sådan snabbhet [2]. I andra fall har kommuner undvikit att bidra med boenden trots att boendemöjligheter har funnits. Hänvisningar till oklarheter kring ansvar för skolgång för barn samt otydligheter kring ersättningsnivåer har angetts som skäl till att inte skapa nya boenden. I andra fall har försäkringsbolagen höjt premierna på ett sätt som stoppat användning av befintliga lokaler som flyktingboende [3].

Vidare kan vi ta del av nyheter om att flyktingsituationen kostar stora belopp där mottagandet av ensamkommande ungdomar har blivit mycket kostsamt. Det verkar dessutom ha blivit så kostsamt så att ledande profiler för kommersiella bolag inom flyktingboenden ser problem med utvecklingen [4].

Politiska verktyg som ena dagen är belagda med beröringsskräck blir plötsligt värdefulla verktyg för att skapa en ‘paus’ i det svenska mottagandet. Beslutet att införa ett transportörsansvar för att säkra identiteten på passagerare på tåg, bussar och färjor är intressant, då det ofta jämställs med att ett liknande ansvar finns för flyget. Skillnaden är dock att på flyget fotograferas inte id-handlingen och lagras under oklara former i IT-system hos säkerhetsföretag.

Beskrivningarna ovan indikerar att det finns en rad frågor som borde studeras på både bredden och djupet. Men framförallt tycker jag att situationen indikerar att svenska myndigheter haft svårigheter att stå förberedda inför den nu aktuella situationen. Det verkar som frågor av krisberedskapskaraktär helt enkelt fallit mellan stolarna.

  1. Hur bör arbetet organiseras med att skapa inkvartering åt ett stort antal personer?
  2. Hur bör arbetet organiseras med att skapa olika grader av striktare gränskontroller?
  3. Hur bör arbetet organiseras med att förbereda ankommande barn till en svensk skolgång?
  4. Hur bör arbetet organiseras för att påbörja språkundervisning redan under asylprövningstiden?
  5. Hur bör arbetet organiseras med att validera kompetens för en snabbare entré i yrkeslivet?
  6. Hur bör arbetet organiseras för att ta hand om ett stort antal ensamkommande barn och ungdomar?
  7. Hur bör arbetet inom sjukvård och tandvård organiseras för att klara både den planerade och akuta verksamheten?

Myndigheter på central, regional och lokal nivå verkar helt ha missat att skapa beredskap för och förmåga att snabbt ställa om inför att adressera ovan frågor. Det blir ju knappast enklare då frågorna skär över myndighetsgränser.

Många av ovan frågor har hanterats reaktivt under hösten. Några frågor har hanterats av myndigheter, andra av frivilligorganisationer. Kanske är det så att även om den formella samhällsväven har sina brister, så kan dessa kompenseras av alla de initiativ som poppar upp på olika nivåer av olika typer av frivillighetsgrupperingar.

Det är dock viktigt att här också poängtera att en stor mängd individer i sina roller på olika myndigheter gjort ett fantastiskt arbete med att hantera en uppsjö olika problem utifrån i många fall otillräckliga resurser och oklara direktiv uppifrån. En studie av övertidsuttag, dispenser för överträdelse av arbetstidslagstiftningen samt sjukskrivningar skulle troligtvis kunna illustrera kostnaden för dessa uppoffringar

Under vintern och våren kommer jag tillsammans med kollegor att fortsätta studierna kring hur flyktingsituationen påverkat arbete och organisering hos myndigheter på regional och lokalnivå. Jag hoppas att vi över tid kan få beskrivande exempel på hur olika verksamheter ser på de frågor som listas ovan.

[1] http://nyheter24.se/nyheter/politik/823708-skl-manga-kommuner-kan-ta-emot-fler-flyktingar

[2] http://www.svd.se/bygglov-for-taltlagret-i-revinge-drojer

[3] http://www.svd.se/forsakringsbolag-stoppar-flyktingboende

[4] http://www.svd.se/bert-karlsson-sa-kan-kostnader-for-flyktingar-sankas

[5]http://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=83&artikel=6282972

[6] MSB:s Nationell Lägesbild för de operativa aktörernas samlade hantering av flyktingsituationen 151103

[7]http://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=83&artikel=6318450

 

Hack for Refugees

HackForRefugeesDen pågående flyktingsituationen lockar fram en enorm kraft med olika initiativ för att stötta och bidra. I helgen pågår HackForRefugees som är ett Hackathon där en mängd olika utvecklingsteam arbetar med olika tekniklösningar som på olika sätt kan underlätta för flyktingar. Jag var under lördagen på plats och fick möjlighet att ta del av de spännande projekten.

Det är väldigt inspirerande att ta del av denna positiva kraft och den genuina viljan att bidra. Förhoppningsvis kommer flera av de idéer som teamen arbetar med att bli konkreta tjänster som når ända fram till att göra skillnad i flyktingarnas vardag.

Läs mer på hackforrefugees.com

Om svensk krisberedskap inte kan åstadkomma mer effekt i den nu rådande flyktingsituationen så har vi alla stor anledning att känna oro.

 

De svenska välfärdssystemen var inte designade för att snabbt kunna öka sin kapacitet och hantera den till synes överraskande ökningen av asylsökanden. Resultatet är att flera av välfärdssystemen är hårt belastade. I sammanhanget bör det nämnas att flera av välfärdssystemen redan innan flyktingkrisen inte var i särskilda bra skick (med t.ex. bostadsbrist, resursproblem i skolan, köer i vården, tuff arbetsmarknad)

Men nu är situationen som den är och det är dags att verkligen börja arbeta med att åstadkomma effekt. Men vilka är kallade att bidra till att hantera konsekvenserna av flyktingsituationen? Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) och Migrationsverket är två av de centrala myndigheter som har ett betydande ansvar att hantera konsekvenserna. MSB genom sitt samordningsansvar och Migrationsverket genom sitt myndighetsuppdrag. Naturligtvis är fler centrala myndigheter involverade och tar ansvar, men framförallt hamnar ett stort ansvar på kommunerna. Dock räcker det inte att bara det offentliga Sverige är involverade. Nu om någonsin kräver situationen ett fungerande och effektivt arbete med privata aktörer men också med etablerade frivilligorganisationer och den framväxande kategorin av spontanfrivilliga.

Behovet av inriktning och samordning är uppenbar. Mängden samverkanskonferenser som initieras och leds av MSB är över tid betydande. I den nu aktuella situationen behöver samhällets samlade resurser användas på ett klokt sätt för att få nödvändig effekt. Men frågan som måste ställas är hur väl samordningen fungerar och vad effekten består av.

  • Bidrar samtliga kommuner på ett jämlikt sätt att ordna boenden för asylsökanden?
  • Bidrar intresseorganisationerna inom fastighet och bygg till att snabbt skapa nya former för bostadsbyggandet.
  • Får frivilligorganisationerna ett bra stöd från kommunerna för att bedriva sitt sociala arbete på asylboenden?
  • Genomför arbetsförmedlingen yrkeskartläggning av de asylsökanden tidigt efter deras ankomst till Sverige?
  • Stödjer länsstyrelserna det regionala näringslivet med att ordna fram praktikplatser under asyltiden?
  • Bidrar Universitet och Högskolor till att validera asylsökandes kompetenser?
  • Skapar riksidrottsförbundet möjlighet till idrottsintegrerad språkundervisning i samarbete med lokala idrottsföreningar.

Frågorna är kanske lite tillspetsade men min poäng är att fler behöver göra mer för att mer skall bli gjort. Flyktingsituationen innebär att samhällets alla olika delar behöver ta ansvar och bidra. Att en mycket stor mängd initiativ på flera olika samhällsnivåer behöver samordnas är uppenbart. Frågan är bara det svenska krisberedskapssystemet klarar av att bidra på ett effektivt sätt.

Om den effekt som vi ser idag är det som svensk krisberedskap maximalt kan leverera så finns det all anledning till oro, speciellt om vi tror att flyktingsituationen av en eller annan anledning kan utvecklas på ett överraskande sätt.