555 sidor som kanske kan innebära ett uppvaknande för svensk krisberedskap

I slutet av veckan kom då till slut den slutliga och fullständiga versionen av SOU 2017-114 med den kanske inte helt ödmjuka titeln reboot – omstart för den digitala förvaltningen. 

Det är tyvärr ingen snabb genomvandring som är möjlig av de massiva 555 sidorna som presenterar resultatet av utredaren Hans-Eric Holmqvist uppdrag att analysera och ge förslag till effektiv styrning av utveckling, införande och förvaltning av nationella digitala tjänster. I den omfattande utredningen finns flera godbitar. Men kanske är följande text på sidan 52 av glädje men kanske också stress för många inom svensk krisberedskap:

Mål för de statliga myndigheternas digitaliseringsarbete:

2 § Målet för de statliga myndigheternas digitaliseringsarbete är att den statliga förvaltningens användning av digitala medel ska leda till att det blir så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av den statliga förvaltningens service. De statliga myndigheternas användning av digitala medel ska vara säker samt öka kvaliteten och effektiviteten i den offentliga förvaltningen som helhet.

Kanske kommer detta innebära att följande snart kan förverkligas:

  • dropbox-liknande funktionalitet som nås via ett uppdaterat WIS ª.
  • en myndighetsöverskidande epost-tjänst där personal från olika myndigheter kan skapa mailgrupper tvärs över myndighetsgränser, krypterat och klart ª.
  • samarbetsplattform där myndigheter kan förmedla uppdrag till tillfälligt organiserade (och identifierade) grupper i allmänheten, i syfte att avlasta överbelastade myndigheter†.
  • prognostjänster som drar nytta av all data som rapporteras in till IDA och andra databaser vilket skulle kunna bidra med algoritmifierad rådgivning vid pågående insatser‡.

Svensk krisberedskap behöver kanske inte mer av krut och kanoner utan snarare mycket snabb och robust kommunikation varpå vilken en mängd plattformar för olika former av organisering kan styras och ledas. Hantering av konsekvenserna i framtida samhällsstörningar med gråzons problematik kommer att vara beroende av massiv kommunikationskapacitet snarare än vapenkapacitet. Att ta fram nya kraftfullare digitala tjänster för krisberedskap kan vara att ta ett par första viktiga steg.

Noter:

ª lite för ofta och i ganska besvärliga sammanhang har amerikanska molntjänster använts på ett kanske lite för naivt sätt.

† civilsamhället är fantastiskt men det är inte alltid goda krafter som väljer att blir engagerade i frivillig-grupper. Är ett kris-idkort på uppsegling?

‡ mönsteranalys som indikerar om valda insatser följer invanda mönster eller om de bryter ny mark borde vara en smal sak för en krishanteringsbeteende-algoritm.

Advertisements

Plattformar och Infrastrukturer – dags för fördjupade studier

Studier av plattformar och digital infrastrukturer har blivit det kanske viktigaste (trendigaste) området inom IS-forskningen. Plattform och infrastrukturer som artefakt innebär spännande utmaningar för forskarsamhället då det i en del fall behövs delvis nya ansatser och metoder för att kunna studera dessa nya sociotekniska företeelser.

Ett bra exempel på sådan forskning är de studier med fokus på Spotify  http://pellesnickars.se/2017/11/discovering-spotify/, med intressanta metodutmaningar. Att Spotify inte heller var helt nöjda med studierna är också intressant men kanske på en annan nivå.

Ett annat exempel är en studie av Uber som presenteras i artikeln:
Mirsadikov, A., Harrison, A., & Mennecke, B. (2016). Tales From the Wheel: An IT-Fueled Ride as an UBER Driver. http://lib.dr.iastate.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1017&context=scm_conf

Men varför är detta intressant ur ett krisberedskapsperspektiv? Jo, kanske är det så att vi mycket snart behöver fundera igenom hur plattformar som WIS och infrastruktur som RAKEL kan studeras. Både WIS och RAKEL har vuxit sig starka över tid och är mer än bara någon form av verktyg. Syftet är då att teknologin i sig själv är fokus snarare än vid tidigare studier där teknik i många fall har setts som ett verktyg eller metod för att genomföra verksamhet. WIS och RAKEL är intressanta företeelser i sig själva och borde därför studeras då de utgör kärnan och dominerande förutsättningar för ledning och samverkan.

Myndigheter och storföretag – mer gemensamt än vad vi kanske kan ana

Kan det vara så att de utmaningar som riktigt stora företag står inför vid disruptiva händelser har stora likheter med de svårigheter som myndigheter står inför i samband med hantering av konsekvenser av samhällsstörningar. Kan det vara så att åstadkomma Inriktning och samordning för myndigheter är lika svårt som i riktigt stora företag. När myndigheter som polis, länsstyrelse, räddningstjänst och sjukvård behöver åstadkomma inriktning och samordning så kanske det är en liknande utmaning som funktionerna crisis management, risk management, och business continuity på det globala storföretaget står inför.

Naturligtvis är det olika mekanismer som skapar dessa svårigheter. Men mekanismerna har kanske liknande egenskaper. Det hade ju varit väldigt spännande att undersöka om det finns mönster, strukturer och perspektiv där storföretagens krishantering kanske i många delar sitter i en liknande situation som landets länsstyrelse avseende upplevt och faktiskt handlingsutrymme.

Reflektion kring att minska osäkerhet

Att reagera på vad som händer i sin omvärld och omvandla det vi uppfattar och föreställer oss till något form av framgångsrikt agerande tycks vara en evig fråga för alla typer av organiserade verksamheten. Handlar det om att minska osäkerhet (uncertainty) eller tvetydighet (ambiguity). Tja båda aspekterna är ju lika viktiga att hantera, men då på lite olika sätt. Osäkerheter tenderar att bäst hanteras genom att inhämta mer information medan tvetydigheter kräver en förmåga att tillsammans tolka och värdera. En del verksamheter har ganska omfattande erfarenhet av tolkning och värdering av tvetydigheter, exempelvis TiB-funktioner på nationell nivå inom krisberedskapssystemet. Andra verksamheter är betydligt bättre på att reagera på osäkerheter och snabbt organisera insatser med syfta att förbättra informationsläget. Exempel på sådant arbete är larmoperatörer som tar emot larmsamtal och därefter skickar i (larmar ut) räddningsenheter, ambulans, väktare eller polispatruller.

På senare tid har stor kraft lagts på att utveckla strukturer, processer och metoder för att utbilda och höja förmågan i svensk krisberedskap kring att bli bättre på att tolka tvetydigheter. Det har varit ett bra och ett viktigt arbete som behöver fortsätta. Men samtidigt behöver det ske en utveckling kring hur hantering av osäkerheter kan förbättras och framförallt hur olika aktörer i samarbete kan bistå varandra i att snabbt minska osäkerheter.

För att utveckla en sådan förmåga krävs någon form av bas eller infrastruktur för att skapa ett flöde av information mellan aktörerna. En sådan bas eller infrastruktur saknas idag. Infrastrukturen kan vara teknisk men i en del fall räcker det med att den är social och organisatorisk. I en studie som jag med några kollegor håller på att slutföra har vi identifierat hur en grupp operatörer från olika organisationer med begränsat teknikstöd men med en underifrån etablerad social struktur på ett intressant sätt, snabbt kan hantera osäkerheter genom korta och intensiva perioder av informationsutbyte. Vid en närmare analys av vad de faktiskt utbyter i dessa korta interaktioner så framträder ett tunt men effektivt protokoll. Detta protokoll kan närmast beskrivas som att det  formar vad som som uppmärksammats och skapar en sorts konversationskrokar på vilka operatörerna kan göra tillgängligt små informationsfragment som kan bidra till att minska osäkerhet genom att bidra till den begränsade informationsmängden.

Om allt går enligt plan så finns en rapport på plats efter årsskiftet. Fram tills dess finns nedan poster från TAMSEC2017 där delar av detta arbete beskrivs.

TAMSEC2017_poster_Landgren

Design för att ta ansvar eller förneka kännedom: – Statssekreterare tycks vara ett viktigt designmaterial

Här kommer några reflektioner kring de nya turerna kring Transportstyrelsens outsourcing. I dag kan vi läsa i media [GP.se] att statsministerns ena statssekreterare kommer att avgå då hen inte förstått att hålla statsministern informerad kring Säkerhetspolisens synpunkter på hanteringen på Transportstyrelsen.

Vad som nu tycks framträda är hur olika delar av statsapparaten är utformad kring helt olika designprinciper.  Då vi traditionellt brukar utformar system utifrån egenskaper som transparens och ansvarstagande tycks det i regeringskansliet handla om andra egenskaper.

Trots att vi i Sverige skall ha en god beredskap att hantera kriser så kan de olika designprinciperna skapa vissa utmaningar. Om förmågan att kunna förneka kännedom är den rådande designprincipen för informationsflödena i regeringskansliet så kan det innebära problem när andra delar av systemet är designad för det motsatta. Hur är mötet tänkt att fungera när underliggande delar i strukturen möter den översta nivån. Hur skall ansvarstagande och transparens kunna möta en miljö som formas utifrån behovet att kunna förneka kännedom?

Svensk krishantering tycks upp till, men inte inkluderat nivån med regeringskansliet, vara designat för att säkerställa snabb informationsförmedling tvärs över sektorer och myndighetsgränser. Till och med det ibland utskällda systemet WIS är utformat för att skapa spårbarhet och upprätthålla ansvarstagande. Genom ett antal sinnrika funktioner säkerställs att det tydligt framgår när en myndighet fått kännedom eller delar med sig av information med andra myndigheter.

Statssekreterare däremot verkar vara en grundläggande komponent för att kunna skydda statsminister eller andra ministrar från att kunna hävda att de blivit informerade. Genom en genomtänkt design och användning av statssekreterare verkar ett system vara utformat där möjligheten att förneka kännedom säkerställs. Detta innebär att statssekreterare kan ses som ett designmaterial som möjliggör att beslutsfattare kan hävda sin okunskap i viktiga händelseförlopp.

När statssekreteraren nu avgår så avtäcks en aspekt av regeringskansliets sociotekniska informationsinfrastruktur som kanske behöver diskuteras. Att designa och ha system för att kunna förneka kännedom ger upphov till många känslor.

Two interesting papers for a rainy day

The summer is finally here. This means many days of mild weather and rain, at least here in Sweden. For these rainy days, I have selected two papers that I will pay particular attention to. One paper focus on big data and crisis response, and the other paper focus on multi-agency response.  The two papers are published in Journal of Contingencies and Crisis Management.

Watson, H., Finn, R. L., & Wadhwa, K. (2017). Organizational and Societal Impacts of Big Data in Crisis Management. Journal of Contingencies and Crisis Management, 25(1), 15-22.

Abstract: This paper presents findings from a case study conducted as part of the EU project, BYTE – ‘The Big data roadmap and cross-disciplinarY community for addressing socie- Tal Externalities’. The article seeks to outline the role of big data in the different stages of crisis management and the organizational and societal benefits associated with engagement with this data. This article supports findings from other studies in that big data is able to significantly contribute to crisis response efforts. Big data can support organizations in their efforts to be better informed as data are able to significantly con- tribute to situational awareness, which can in turn inform decision-making, such as resource allocation. In addition, this study has demonstrated that big data is also able to positively inform preparation and pre-crisis efforts. However, at present, little is known about the contribution of big data to recovery efforts; demonstrating the need for further research in this area. As such, big data does appear to provide a number of positive benefits to organizations, benefits of which can then subsequently positively impact society.

Steigenberger, N. (2016). Organizing for the Big One: A Review of Case Studies and a Research Agenda for Multi‐Agency Disaster Response. Journal of Contingencies and Crisis Management.

Abstract: Disaster response operations require the cooperation of agencies that seldom interact in their daily operations. The result is a complex coordination problem, which has been in the focus of many case studies. In an effort to facilitate cross-case learning, this study presents a review of empirical studies on the multi-agency coordination of disaster response operations. The review covers 80 empirical studies and highlights the importance of training, expertise, planning and plan enactment, leadership and personal acquaintance between the actors in emergent multi-agency response networks. The analysis results also show that while some areas have received extensive coverage in scholarly publications (e.g., training, skills), a number of important topics have yet to be studied in sufficient depth (e.g., leadership and role taking, plan enactment). Based on these insights, a research agenda is proposed and a number of recommendations for practical disaster response management are made.

 

Amazing students designing mobile technology to support eduction i emergency contexts

Amazing students designing mobile technology to support eduction i emergency contexts

Since January, twelve brilliant bachelor students have been working on two projects that address how to improve the possibilities of providing eduction in emergencies. Their case has been forced migration and more specifically the challenges caused by the refugee situation in Jordan. The project started based on the experiences of my work with Jamiya in delivering a programming course in a refugee context.

The students has been working in two teams focusing on different aspects of technology support for eduction in a refugee situation. The teams have based their work on Design Thinking and employed Human-Centered Design Methodology in order to ground their designs on the stories and perspectives of people that live as refugees in Amman and in Zaatari. In this work Jesuit Refugee Services in Amman, Jamiya.org and other domain experts have provided valuable input to the teams. Data collection for the inspiration- and evaluation phases has been achieved by interview sessions with individuals in the Swedish asylum system, remote collaboration with individuals in Jordan as well as during field visits in Jordan.

Today the two teams made their final presentations and proved that they are skilled designers and developers able to approach, explore, design and implement solutions that has the potential to make a difference.RemoteClassroomTeamPhotoWide

Each team consists of fantastic individuals with a background in the industrial design programs and computer science. This mix enabled the teams to not only explore innovative design ideas but also to construct clever mechanisms and materialize working solutions.

Team 1: Herman Carlström Erik Jansson Alice Johansson Filip Larsson Magdalena Lindén Oskar Samuelsson

Team 2: Carl Albertsson, Axel Aringskog, Nils Arvidsson, Billy Astorsson, Ajla Cano, Matilda Wikström

The results from the two design studies will be used as input and starting points for follow up interventions and in future development work on a mobile platform for eduction in emergencies.

It has been a pleasure to be the supervisor of these brilliant individuals.

Reports:

Herman Carlström Erik Jansson Alice Johansson Filip Larsson Magdalena Lindén Oskar Samuelsson (2017) Education in Emergencies – Designing a mobile solution to improve access to tertiary education in Jordan. Bachelor thesis, Chalmers University of Technology [pdf]

Carl Albertsson, Axel Aringskog, Nils Arvidsson, Billy Astorsson, Ajla Cano, Matilda Wikström (2017) Remote Classroom : A Mobile Learning Platform for Education in Emergencies. Bachelor thesis, Chalmers University of Technology [pdf]