Reflektion kring att minska osäkerhet

Att reagera på vad som händer i sin omvärld och omvandla det vi uppfattar och föreställer oss till något form av framgångsrikt agerande tycks vara en evig fråga för alla typer av organiserade verksamheten. Handlar det om att minska osäkerhet (uncertainty) eller tvetydighet (ambiguity). Tja båda aspekterna är ju lika viktiga att hantera, men då på lite olika sätt. Osäkerheter tenderar att bäst hanteras genom att inhämta mer information medan tvetydigheter kräver en förmåga att tillsammans tolka och värdera. En del verksamheter har ganska omfattande erfarenhet av tolkning och värdering av tvetydigheter, exempelvis TiB-funktioner på nationell nivå inom krisberedskapssystemet. Andra verksamheter är betydligt bättre på att reagera på osäkerheter och snabbt organisera insatser med syfta att förbättra informationsläget. Exempel på sådant arbete är larmoperatörer som tar emot larmsamtal och därefter skickar i (larmar ut) räddningsenheter, ambulans, väktare eller polispatruller.

På senare tid har stor kraft lagts på att utveckla strukturer, processer och metoder för att utbilda och höja förmågan i svensk krisberedskap kring att bli bättre på att tolka tvetydigheter. Det har varit ett bra och ett viktigt arbete som behöver fortsätta. Men samtidigt behöver det ske en utveckling kring hur hantering av osäkerheter kan förbättras och framförallt hur olika aktörer i samarbete kan bistå varandra i att snabbt minska osäkerheter.

För att utveckla en sådan förmåga krävs någon form av bas eller infrastruktur för att skapa ett flöde av information mellan aktörerna. En sådan bas eller infrastruktur saknas idag. Infrastrukturen kan vara teknisk men i en del fall räcker det med att den är social och organisatorisk. I en studie som jag med några kollegor håller på att slutföra har vi identifierat hur en grupp operatörer från olika organisationer med begränsat teknikstöd men med en underifrån etablerad social struktur på ett intressant sätt, snabbt kan hantera osäkerheter genom korta och intensiva perioder av informationsutbyte. Vid en närmare analys av vad de faktiskt utbyter i dessa korta interaktioner så framträder ett tunt men effektivt protokoll. Detta protokoll kan närmast beskrivas som att det  formar vad som som uppmärksammats och skapar en sorts konversationskrokar på vilka operatörerna kan göra tillgängligt små informationsfragment som kan bidra till att minska osäkerhet genom att bidra till den begränsade informationsmängden.

Om allt går enligt plan så finns en rapport på plats efter årsskiftet.

Advertisements

Design för att ta ansvar eller förneka kännedom: – Statssekreterare tycks vara ett viktigt designmaterial

Här kommer några reflektioner kring de nya turerna kring Transportstyrelsens outsourcing. I dag kan vi läsa i media [GP.se] att statsministerns ena statssekreterare kommer att avgå då hen inte förstått att hålla statsministern informerad kring Säkerhetspolisens synpunkter på hanteringen på Transportstyrelsen.

Vad som nu tycks framträda är hur olika delar av statsapparaten är utformad kring helt olika designprinciper.  Då vi traditionellt brukar utformar system utifrån egenskaper som transparens och ansvarstagande tycks det i regeringskansliet handla om andra egenskaper.

Trots att vi i Sverige skall ha en god beredskap att hantera kriser så kan de olika designprinciperna skapa vissa utmaningar. Om förmågan att kunna förneka kännedom är den rådande designprincipen för informationsflödena i regeringskansliet så kan det innebära problem när andra delar av systemet är designad för det motsatta. Hur är mötet tänkt att fungera när underliggande delar i strukturen möter den översta nivån. Hur skall ansvarstagande och transparens kunna möta en miljö som formas utifrån behovet att kunna förneka kännedom?

Svensk krishantering tycks upp till, men inte inkluderat nivån med regeringskansliet, vara designat för att säkerställa snabb informationsförmedling tvärs över sektorer och myndighetsgränser. Till och med det ibland utskällda systemet WIS är utformat för att skapa spårbarhet och upprätthålla ansvarstagande. Genom ett antal sinnrika funktioner säkerställs att det tydligt framgår när en myndighet fått kännedom eller delar med sig av information med andra myndigheter.

Statssekreterare däremot verkar vara en grundläggande komponent för att kunna skydda statsminister eller andra ministrar från att kunna hävda att de blivit informerade. Genom en genomtänkt design och användning av statssekreterare verkar ett system vara utformat där möjligheten att förneka kännedom säkerställs. Detta innebär att statssekreterare kan ses som ett designmaterial som möjliggör att beslutsfattare kan hävda sin okunskap i viktiga händelseförlopp.

När statssekreteraren nu avgår så avtäcks en aspekt av regeringskansliets sociotekniska informationsinfrastruktur som kanske behöver diskuteras. Att designa och ha system för att kunna förneka kännedom ger upphov till många känslor.

Two interesting papers for a rainy day

The summer is finally here. This means many days of mild weather and rain, at least here in Sweden. For these rainy days, I have selected two papers that I will pay particular attention to. One paper focus on big data and crisis response, and the other paper focus on multi-agency response.  The two papers are published in Journal of Contingencies and Crisis Management.

Watson, H., Finn, R. L., & Wadhwa, K. (2017). Organizational and Societal Impacts of Big Data in Crisis Management. Journal of Contingencies and Crisis Management, 25(1), 15-22.

Abstract: This paper presents findings from a case study conducted as part of the EU project, BYTE – ‘The Big data roadmap and cross-disciplinarY community for addressing socie- Tal Externalities’. The article seeks to outline the role of big data in the different stages of crisis management and the organizational and societal benefits associated with engagement with this data. This article supports findings from other studies in that big data is able to significantly contribute to crisis response efforts. Big data can support organizations in their efforts to be better informed as data are able to significantly con- tribute to situational awareness, which can in turn inform decision-making, such as resource allocation. In addition, this study has demonstrated that big data is also able to positively inform preparation and pre-crisis efforts. However, at present, little is known about the contribution of big data to recovery efforts; demonstrating the need for further research in this area. As such, big data does appear to provide a number of positive benefits to organizations, benefits of which can then subsequently positively impact society.

Steigenberger, N. (2016). Organizing for the Big One: A Review of Case Studies and a Research Agenda for Multi‐Agency Disaster Response. Journal of Contingencies and Crisis Management.

Abstract: Disaster response operations require the cooperation of agencies that seldom interact in their daily operations. The result is a complex coordination problem, which has been in the focus of many case studies. In an effort to facilitate cross-case learning, this study presents a review of empirical studies on the multi-agency coordination of disaster response operations. The review covers 80 empirical studies and highlights the importance of training, expertise, planning and plan enactment, leadership and personal acquaintance between the actors in emergent multi-agency response networks. The analysis results also show that while some areas have received extensive coverage in scholarly publications (e.g., training, skills), a number of important topics have yet to be studied in sufficient depth (e.g., leadership and role taking, plan enactment). Based on these insights, a research agenda is proposed and a number of recommendations for practical disaster response management are made.

 

Amazing students designing mobile technology to support eduction i emergency contexts

Amazing students designing mobile technology to support eduction i emergency contexts

Since January, twelve brilliant bachelor students have been working on two projects that address how to improve the possibilities of providing eduction in emergencies. Their case has been forced migration and more specifically the challenges caused by the refugee situation in Jordan. The project started based on the experiences of my work with Jamiya in delivering a programming course in a refugee context.

The students has been working in two teams focusing on different aspects of technology support for eduction in a refugee situation. The teams have based their work on Design Thinking and employed Human-Centered Design Methodology in order to ground their designs on the stories and perspectives of people that live as refugees in Amman and in Zaatari. In this work Jesuit Refugee Services in Amman, Jamiya.org and other domain experts have provided valuable input to the teams. Data collection for the inspiration- and evaluation phases has been achieved by interview sessions with individuals in the Swedish asylum system, remote collaboration with individuals in Jordan as well as during field visits in Jordan.

Today the two teams made their final presentations and proved that they are skilled designers and developers able to approach, explore, design and implement solutions that has the potential to make a difference.RemoteClassroomTeamPhotoWide

Each team consists of fantastic individuals with a background in the industrial design programs and computer science. This mix enabled the teams to not only explore innovative design ideas but also to construct clever mechanisms and materialize working solutions.

Team 1: Herman Carlström Erik Jansson Alice Johansson Filip Larsson Magdalena Lindén Oskar Samuelsson

Team 2: Carl Albertsson, Axel Aringskog, Nils Arvidsson, Billy Astorsson, Ajla Cano, Matilda Wikström

The results from the two design studies will be used as input and starting points for follow up interventions and in future development work on a mobile platform for eduction in emergencies.

It has been a pleasure to be the supervisor of these brilliant individuals.

Reports:

Herman Carlström Erik Jansson Alice Johansson Filip Larsson Magdalena Lindén Oskar Samuelsson (2017) Education in Emergencies – Designing a mobile solution to improve access to tertiary education in Jordan. Bachelor thesis, Chalmers University of Technology [pdf]

Carl Albertsson, Axel Aringskog, Nils Arvidsson, Billy Astorsson, Ajla Cano, Matilda Wikström (2017) Remote Classroom : A Mobile Learning Platform for Education in Emergencies. Bachelor thesis, Chalmers University of Technology [pdf]

ISCRAM Summerschool phd-students innovate crisis response work

During this week, 10 phd-students have participated at the ISCRAM SUMMERSCHOOL organised by prof Caroline Rizza at Telecom Paris Tech. Today the different groups presented their work. Inspiring, fun and provocative ideas.

It was fun to see that the Design-camp that I held yesterday gave lots of input for their work.

Programmeringskurs för flyktingar i Jordanien…kan det göra någon skillnad?

Programmeringskurs för flyktingar i Jordanien…kan det göra någon skillnad?

Ibland så får en tillfälle att arbeta med projekt som har små förutsättningar att lyckas då det mesta inledningsvis är oklart, ofinansierad och osäkert.  Sedan våren 2016 har Göteborgs Universitet på initiativ av prorektor Helen Lindholm samarbetat med den då nystartade hjälporganisation vid namn Jamiya (www.jamiya.org)med att leverera högre utbildning till syriska studenter i Amman och i det stora flyktinglägret Zaatari vid gränsen till Syrien i Jordanien. 

Med slump och lite tur fick IT-fakulteten med Institutionen för Tillämpad IT en direkt fråga om det fanns möjlighet att köra en kurs i programmering på distans. Med lite tur hamnade frågan hos rätt personer som tillsammans satte igång med ett arbete att skaka fram en befintlig kurs som snabbt och “enkelt” kunde omformas till att fungera på distans på arabiska.

Genom programkoordinator Aida Hadzic engagerades lärarna Henrik Sandklef och Rikard Fröberg på avdelningen för Informatik och gjorde ett fanastiskt jobb med att omförpacka en existerande programmeringskurs till att fungera i detta nya och lite speciella sammanhang.

Syriska akademiker i exil genom organisationen Jamiya.org samarbetade med lärare på Tillämpad IT för att översätta lärmaterialet till arabiska, rekrytera studenter, organisera genomförandet av kursen och dessutom i perioder på plats i Jordanien genomfört läraktiviteter.

Kursen genomfördes av Tillämpad IT och organisationen Jamiya på två lärcentra i Jordanien i samarbete med Jesuit Refugee Services i Amman och Norwegian Refugee Council i det stora flyktinglägret Zaatari. I dessa lärcentra fanns lokala handledare som stöttat studenterna i att använda de undervisningsresurser som anpassats för distansundervisning. 

Kursen startade i början av september och examinering genomfördes i januari. Jag fick i rollen som koordinator för vårt projektet på Tillämpad IT möjlighet att åka ner och medverka vid examenstillfällena. Det var naturligtvis spännande och mycket intressant att se hur vi på Tillämpad IT faktiskt gjort ett betydande bidrag till att skapa mening och framtid för de studenterna. På lärcentret i Amman som drivs av Jesuit Refugee Services examinerades 9 studenter. På lärcentret i flyktinglägret Zaatari examinerades 11 studenter. Sammanlagt var det kring 30 studenter som registrerades vid kursstart.

 I samband med vistelsen i Jordanien har intervjuer och observationer genomförts för att öka vår kunskap kring förutsättningarna för att på olika sätt medverka i eller stödja högre utbildning i konflikt eller katastrofsituationer. Kanske är det så att en programmeringskurs för några studenter som lever som flyktingar i Jordanien inte räddar världen. Men jag tror att möjligheten för unga killar och tjejer att få kämpa med en utbildning och känna stolthet över att vara studenter, kan ge ringar på vattnet vars effekter nog inte är helt enkla att till fullo förstå.

Jag tror vi gjorde och att vi framöver gör en skillnad men den typen av utbildningssatsningar.

Reflektion: Dags att söka dialog och skapa en fungerande kriskommunikation för att undvika förslitningar i den sociala samhällsinfrastrukturen.

Flyktingkrisen verkar inte längre ses som en akut humanitär kris utan snarare en kostnad som behöver reduceras, avräknas och  uppräknas åt olika håll. Något som berörde oss djupt på ett mänskligt plan för ett år sedan riskerar idag att bli en fråga som snarare handlar om vem som kan vara mest skeptisk. Att många politiska partier stoppat undan fundamentala humanitära värderingar utan istället fokuserat på att hastigt komma i ordning och positionera sig i kommande röstfiskeri är för mig förvånande och svårbegripligt.

Det tycks saknas en insikt hos en del politiskt aktiva att det sker ett konkret och praktiskt integrationsarbete runt om i landet. Det pågår nu. På platser där personer som sökt asyl i Sverige har sina tillfälliga bostäder har olika delar av lokalsamhället engagerat sig för att bidra till att skapa en fungerande tillvaro. Förra helgen kunde vi läsa om Lilleby Camping och ett arbete för att skapa en fungerande tillvaro [1]. Det finns en uppsjö med exempel på språkkurser, lära sig att cykla, matlagning, kompiskurser, svenska normer och värderingar och idrottsaktiviteter som på ytan handlar om att skapa en fungerande tillvaro men som på djupet och på sikt skapar integration.

Vad många kanske inte är medvetna om är att dessa aktiviteter sker i ett kraftfält där de som uppfattar sig som de goda krafterna gör allt för att underlätta integration (Utbildning, Jobb, Hälsa). Samtidigt finns andra som troligtvis uppfattar sig som beskyddande krafter och gör allt för att behovet av integration inte skall finnas. Ur ett akademiskt perspektiv är det intressant att se hur begreppsparet TRUST och DISTRUST kan användas som analytiska linser för att förstå den bakomliggande rationaliteten hos dessa polariserade grupper. Förtroende för den enskildes kapacitet och samhällets förmåga vs Avsaknad av förtroende både för individ och samhälle.

Men tyvärr så är verkligheten mer akut än att enbart fungera som en pittoresk fond för intellektuell stimulans. Jag tror att det är av betydande vikt att synliggöra den kamp som pågår på båda sidor kring dessa intressegruppers organisering och agerande relaterat till flyktingsituationen. Efter att haft möjlighet att få lite insyn i  kampen för- och emot tillfälliga boenden och för- eller emot boende för ungdomar så är det uppenbart att en organiserad kamp pågår som på sikt riskerar att skapa svårläkta förslitningar i den lokala sociala samhällsinfrastrukturen. Att kriskommunikation ut i den lokala samhällsmyllan behöver utvecklas och förstärkas råder det ingen tvekan om. Att förtroende och tilltro kommer att bli än viktigare begrepp råder det heller ingen tvekan om. Utmaningen ligger i att formulera en genomtänkt design kring hur myndigheter kan stödja initiativ i lokalsamhället kring att skapa en förstärkt tilltro och förtroende mellan tillsynes polariserade grupper i ett globaliserat samhälle där migration är helt naturligt och självklart.

Vi behöver snabbt komma igång med ett arbete som bygger på dialog och inte konflikt. Ett arbete där aktörer som i dagsläget är starkt polariserade behöver ingå. Det är enkelt att kritisera och förlöjliga grupper med avvikande eller extrema åsikter. Det är betydligt mer arbetsamt att orka lyssna, argumentera och söka fungerande och humana lösningar.  Det är hög tid att försöka identifiera nya strukturer, metodik och teknologi som kan hjälpa till med att minska gapet mellan grupperingar, spräcka åsiktsbubblorna och riva loss i tillhörande korridorer för att få igång åtminstone en småputtrande dialog som minskar förslitningarna i den sociala samhällsinfrastrukturen. Det handlar om att få till en framtidens kriskommunikation som går på djupet snarare än med en ytlig räckvidd.

[1] http://www.gp.se/nyheter/g%C3%B6teborg/l%C3%A5ng-v%C3%A4ntan-p%C3%A5-ett-liv-i-sverige-1.3970969