Category: Common Operating Picture

Small scale field-experiment for improved situation reporting

Today, I had the opportunity to study a small yet powerful field experiment at the County Administrative Board of Västra Götaland. The county administrative board has a geographical responsibility for crisis preparedness and crisis response at the regional level. The field experiment took place at the county administrative board’s newly designed situation room facilities.

At the field experiment, the TiB-organization (the duty officers) tested new ways of conducting multi-actor situation reporting conferences. In a series of small scale, yet cleverly designed, sessions, the duty officer invited three different fire & rescue services, the police, the paramedic organization, the national 112-organization, the traffic authority and the Swedish meteorological and hydrological institute to participate in a multi-actor situation conference.
Until now, such conferences have mainly been done in the form of a multi-actor teleconference, where verbal reports are the mechanism for sharing information. But today, the multi-actor conference was mediated using collaborative tools, opening up for a richer set of mechanisms for information sharing.

The field experiment provided several insights regarding the delicate balance of striving for improved communication capabilities while at the same time keeping a strong attention to avoid the addition of unwanted side-effects. The session today also showed how a cleverly designed field experiment can be accomplished without creating a hyped expectation bubble that most experiments rarely are able to fulfill. The county administrative board presented great skills in running a field experiment that was nicely embedded into the ongoing discussions on how to further improve multi-actor situation reporting.

Many thanks to Marcus Green, Charlotta Källerfeldt, Maria Göransson for arranging the event, and also many thanks to Malin Lintzen, Per Marklund, and Per-olof Hårsmar (SMHI) for the experimental design.

 

Maximized inspiration after a great week of field work at MSB:s national situation room.

It is nice to be back at the office with loads of impressions and ideas after a fantastic week of field work at a National Situation Room at the Swedish Civil Contingencies Agency (MSB) in Karlstad.
The field studies are a direct consequence of the insightful workshops hosted by JRCC/ Ispra with Tom de Groeve and his team of researchers, where these workshops during 2013 and 2014 provided me the network necessary to make the field studies possible. So, thank you Tom!
Another group of researchers that have had significant inspiration for me during the field studies are Kees Boersma and Jeroen Wolbers with their provocative yet constructive way of discussing the consequences of applying a too strong command and control management model instead of exploring other possibilities that might be more feasible, or could open up for new design perspectives. Thanks Kees and Jeroen!

From a system support point of view, it is fascinating to see how little traditional command center work that is evident in a situation room. My conclusion from the field studies are that we probably have new category of solutions waiting to be designed if we truly would like to further support the work in situation rooms. Solutions that are based on a command center idea will likely fail to support and extend situation room work practices.

Since situation rooms is an interesting socio-technical setting for authorities on national levels, but also an environment and a way of working that we also see traces of on regional and even local levels. One could assume that the new category of solutions that target situation room work, might be of general interest rather than being specific for a very limited group of people.

As one might realize at this point of this blog post, the field studies were great and provided a material that is truly inspiring to start analyzing. So, lastly, thank you all at MSB for the welcoming atmosphere and openness.

Kort reflektion kring ERCC-artikeln i Tjugofyra7

I det aktuella numret av MSBs tidning Tjugofyra7 finns en artikel om ERCC som beskriver deras uppdrag och tillgång till en rad olika informationssystem. Artikeln beskriver på ett bra sätt centrala aspekter av ERCC och deras beredskap. Dock gör jag följande reflektion då det är lätt att bli förblindad av all flimrande teknik som återfinns i lägescentraler. Det är faktiskt så att mycket av den teknik i form av stora videoskärmar och informationssystem som varnar för annalkande katastrofer också är tillgängliga för vem som helst.

Stora skärmar och projektorer finns att köpa på vilket köpcenter som helst (nej inte med samma möjlighet att anpassa innehållet som på en videovägg men dock snarlikt).

ERCC picture
Tidningen Tjugofyra7 med artikeln om ERCC

På bilden med Bart Materne som poserar framför den stora videoväggen återfinns Google Earth ( som är gratis att använda), vidare visas på skärmen i mitten GDACS som också är öppen och fri att använda, och på den vänstra skärmen finns en situation report som finns fritt tillgänglig via Reliefweb.

Det är värt att poängtera att en del av den information som behövs för att genomföra kontinuerlig omvärldsbevakning är baserad på öppen information eller via öppna informationssystem som till och med privatpersoner har tillgång till. Därmed inte sagt att lägescentraler saknar en unik kapacitet. Jag skulle istället vilja påstå att lägescentraler likt den hos ERCC har en mycket unik kapacitet men som snarare är relaterad till metodik än teknik. Tyvärr är en fungerande metodik till skillnad mot teknikstöd inget som kan upphandlas och monteras.

Avslutningsvis vill jag poängtera att min reflektion inte skall läsas som en kritik av reportaget i Tjugofyra7 då jag tycker att redaktionen gör ett mycket bra arbete.

Lägesbild i de stora sammanhangen – inspiration från UN/OCHA

I förra veckan träffade jag personer från UN/OCHA i samband med ISCRAM Summerschool on Humanitarian operations, på övningsanläggningen Campus Vesta i Belgien. Både professionella och doktorander deltog i sommarskolan som organiserades av min kollegor på Disaster Resilience Lab (DRC). Naturligtvis blev det många och långa samtal om utmaningar kring situationsförståelse, meningsskapande och lägesbild. Särskilt fokus hamnade också på hur olika lägesbildsprodukter skapas och för vilket syfte. UN/OCHA pratar inte särskilt mycket om lägesbild i termer av Common Operation Picture utan fokuserar istället på produkten Situation Reports. UN/OCHAs beskrivning av syftet med Situation Reports ligger väl i linje med hur vi i MSBs LoS-projekt pratar om samlad lägesbild. Enligt OCHA har en situation report följande syfte:

  • A Situation Report is a concise operational document intended to support the coordination of humanitarian response in an acute crisis. It should provide an update on the current needs, response and gaps in a given emergency.

  • A Situation Report helps actors directly involved in the humanitarian emergency to be aware of ongoing work, and to inform the wider humanitarian community and other interested stakeholders about developments in the field. It is also used for advocacy and resource mobilization.

  • A Situation Report should give a factual and neutral account of an emergency response. To the extent possible in the time frame available, a Situation Report should analyse and report on trends in the situation and the response.

  • In some cases, it may be relevant to issue a regional Situation Report covering multiple countries affected by a crisis. These regional reports provide a broad overview of the response across the region and compare the priority needs and gaps of each affected country. These reports are therefore less operationally focused.

  • There should be only one version of an OCHA Situation Report in the public domain at a time. For example, the field should not circulate Situation Report No. 1, which is then slightly altered by Headquarters but also issued as Situation Report No. 1. (See below: Frequency.)

(Utdrag från 01_Guidance_OCHA Situation Report_October 2012.pdf)

Här finns det en rad formuleringar och underliggande intentioner som går att översätta till och använda i en svensk kontext, även om de stora sammanhangens klustermodell inte används i Sverige. Punkterna ovan bör kunna inspirera till värdefulla diskussioner både hos kommunal räddningstjänst och svensk polismyndigheten utifrån de erfarenheter som gjorts de senaste dagarna och veckorna.

Multi-authority COP should not be the aggregation of specific local authorities COPs.

Yesterday, I had a full-day of exciting work with Associate professor Erik Borglund and the ‘societal security project-ninja’ Malin Lintzen as part of the MSB-project Ledning och Samverkan (LoS) and the work package on Information sharing and Common operating picture. Based on the models we have developed during this project, in combination with empirical insights collected during the last few months, tentative results are under construction.

Governmental authorities seems to have a fairly good capacity in creating COPs that address and support the specific authorities own management of a dynamic societal disturbance. This is not surprising in the light of the significant resources that MSB has provided in terms of education, exercises and development funding (2:4-funding) during the last few years.

Government authorities seems to have a much weaker capacity in creating COPs that address and support the mutual efforts in multi-agency collaboration to manage dynamic societal disturbances. This could be seen as surprising since, some scholars argue that Multi-agency COPs are just an aggregation of local COPs. But, our empirical insights point in a different direction. The possibility to aggregate data from an Authoritity-specific level to a higher common Multi-agency level seems too often to lead to information overload and lack of comprehension for the involved parties. ‘ -You share information but very little comes back’ is a common frustration expressed by local authorities.

Instead of focusing on aggregation of information, we are exploring how ‘translation’ between levels or ‘condensation’ of information could be more valid concepts. One could argue that this is just a language-game where the term ‘aggregation’ is just replaced with other and perhaps fancier terms. Such interpretation is wrong. Not very surprisingly, we have identified that specific and different affordances will emerge in the materialization of technology artifacts dependent of how the problem-domain is conceptualized.  This is yet again not a very new insight but the identification of the desired and specific affordances of Multi-authority COPs are far from well-known.

In addition, the implication of these still emerging insights is that key technology for supporting the creation of Multi-authority COPs in Sweden faces the risk of have been based on an inadequate theoretical foundation combined with a limited awareness of the heterogeneity of work practices.

Oh yes…. a research-paper is in work-in-progress.

Fusion centers och samlad lägesbild – fler likheter än skillnader avseende de generella utmaningarna.

Här kommer ett tips om intressant läsning från FHS och CATS – centrum för studier av asymmetriska hot- och terrorist studier. För den som är intresserad av problemställningar kring lägesbild finns det all anledning att ta del av FHS-rapport om Fusion Centers. Fusion Centers kan på ett något förenklat sätt beskrivs som en funktion för samordnad och integrerad analys inom underrättelse området.

Vid en genomläsning är det lätt att fastna men också fascineras av de domänspecifika utmaningarna, men de slutsatser som presenteras i rapporten är dock av hög generaliserbarhet också för andra aktörer som kanske inte upplever att underrättelseanalys är en god beskrivning av vad deras arbete handlar om.

Mot bakgrund av den kunskap som tagits fram inom ramen för MSBs projekt kring Ledning och Samverkan (LoS) och specifikt det som delprojekt 3 med fokus på Informationsdelning och lägesbild har adresserat, finns värdefulla likheter mellan insikterna i projektet och FHS-rapport.

Rapporten finns att ladda ner från FHS-publikationer.

A Perfect Storm?

Today has Swedish media made big headlines about a storm that will strike the western and southern part of Sweden during the night between monday and tuesday. The local newspaper Göteborgs-Posten has started live-reporting about the storm. The storm might result in significant problems for fundamental societal functions. For all of us involved in crisis response research and practice, this storm presents a perfect opportunity to study as well as test improved procedures for establishing common operating picture across large networks of actors. Having said this, lets hope that the consequences for people and property will be kept to an absolute minimum.

A must-read paper! ‘Common Operating Picture as Collective Sensemaking’ by Wolbers and Boersma

The excellent researchers Jeroen Wolbers and Kees Boersma from Department of Organization Sciences, VU University Amsterdam, has published exciting work on how Common Operating Picture (‘Samlad lägesbild in Swedish’) could be understood as collective sensemaking (‘the Karl Weick version’).  What is exciting with this paper is that the authors have made impressive field work at a range of emergency response exercises and collected an impressive amount of micro-level data in form of conversations and observations. One could perhaps ask, why this is both exciting and impressive? The answer is that we often see papers on this topic (Common operating picture, COP) that gets stuck in overly complex theoretical arguments about if or if not COP is possible/meaningful/desireable. Wolbers an Boersma have in contrast provided beautiful accounts from the field and synthesised it into compelling and insightful analysis. Their study shows that Common Operating Picture is foremost about information sharing in what could be understood as trading zones, between different roles and between organizations. In these trading zones, information is never completely communicated or to a fully extent comprehended. Instead various forms of negotiations embody the infrastructure (my wording) for producing a common operating picture. The insights in the paper should be of particular interest for technology vendors in order for them to avoid too mechanistic approaches in dealing with this information management challenge.

This paper is vitalising the ongoing discussion regarding COPs and other researchers should follow their (Wolbers and Boersmas) lead into focusing on micro-level aspects of how professionals make sense of complex phenomena and how the underlying sense-making efforts is materialized in continuous conversations within and across organisational boundaries. More studies are needed to increase our understanding of how professionals craft and shape representations of response work and crisis phenomena. Wolbers and Boersma have with their paper challenged all of us to push forward on this topic.

Wolbers, J &  Boersma, K. (2013) The Common Operational Picture as Collective Sensemaking. Journal of Contingencies and Crisis Management, Wiley, Oct 2013

Abstract: [Link] The common operational picture is used to overcome coordination and information management problems during emergency response. Increasingly, this approach is incor- porated in more advanced information systems.This is rooted in an ‘information ware- house’ perspective, which implies information can be collected, sorted and exchanged in an accessible and univocal form. In practice, however, professionals interpret similar information differently.Therefore, we focus on how emergency responders develop col- lective sensemaking from information.We employ a ‘trading zone’ perspective, in which information is negotiated, to study information management in an ethnographic study of disaster exercises in the Netherlands. Our analysis shows how professionals attribute different meanings to information that distorts the coordination process. We end by stressing the importance of actionable knowledge and reflexivity.

Utveckling av nya verktyg för att skapa lägesbilder

Inom ramen för MSBs stora nationella projekt Ledning och Samverkan (LoS) har jag under året haft möjlighet att medverka i ett delprojekt med fokus på informationsdelning och lägesbild. Tillsammans med en mycket engagerad arbetsgrupp samt en mycket erfaren referensgrupp så har arbetstakten varit hög och mycket givande.

Tidigare i veckan genomförde vi en workshop där tre enkla verktyg för lägesbild och lägesanalys presenterades och diskuterades. Verktygen är i prototypstadiet vilket innebär att verktygen under de kommande veckorna kommer att förfinas och revideras. Verktygen adresserar utmaningar kring temporalitet (händelseutveckling), aktörsnätverk (samarbetet mellan olika aktörer) samt spridningseffekter (analys av konsekvenser).

Vad som är särskilt intressant kring dessa verktyg är att de är baserade på både empiriska insikter och existerande teori och kan därför ses som Theory-ingrained Artifacts (enl. Action-Design Research [pdf]). Under de kommande veckorna kommer ett intensivt arbete att ske där verktygen  utvecklas från en tidig alpha-version till en mer solid beta-version som kan testas av en något större grupp än delprojektets referensgrupp. Det är rimligt att anta att det fortsatta arbetet också kommer att resultera i fler verktyg som adresserar andra aspekter av lägesbild och att vi därmed formerar en samling av verktyg som kompletterar varandra och fungerar i harmoni.

För den som vill veta mer om projektet LoS – Ledning och Samverkan så finns mer information här. [Länk till MSB]

Crisis rooms and situation reporting

JRC_BIGWALLHCIAt the end of last week, I had the fortune to meet a great group of people at the EU/JRC in Ispra Italy. Markus Rester and Tom de Groeve organised a two-day workshop on Situation Reporting and BigWall-HCI. They had invited crisis professionals from national authorities, solution providers and academic researchers. The two-day workshop gave a really good overview about the challenges and opportunities when it comes to situation reporting as a structured activity as well how innovative technology could enable and strengthen these activities. For me, these two days was pure energy that I will bring back home and inject into regional and national projects in Sweden. An insight from the workshop is that despite they heavy investments that organisations are willing to do in technology, situation reporting as an activity needs further studies. Thanks to Markus and Tom, important steps has been made in bringing a network together that over the next few years will be able to further advance the knowledge in this important area. I am also pleased to see that MSB here in Sweden seems to have come a long way in their development of a national Situation Awareness/ Situation Reporting-function. The rest of this year will be of outmost interest when learning more from MSBs professionals.

Emergency Response Work as a Sociomaterial Practice

On thursday night at 21:20, my cellphone beeped and an SMS was received informing that the situation room was about to be manned at the fire and rescue services in Gothenburg. A sports arena was on fire and the response work was estimated to continue all night. I arrived to the main fire station at 21:50 and started a field-study and ended at 02:30. My focus this night was oriented on how the people working in the situation-room and the technology in use were intertwined. This particular incident provided very good insights on how people, procedures, roles and technology could be understood as entanglement in practice. In addition, it was also clear that technology is hardly used according the designers intention but reinvented and restructured in situated action. In return, the actions by the human actors were shaped by the material properties of the technological actors. Trying to separate human actors and technological actors seems difficult. I believe that we must view emergency response work as sociomaterial practice in order to move beyond the less meaningful discussion of technology vs method when it comes to exploring innovative conduct in future emergency and crisis response work.

I am looking forward to discuss entanglement in practice and sociomateriality with my fellow researchers during the ISCRAM2012 conference in Vancouver, 22-25 april.

This blogpost is heavily inspired by the following text:
Orlikowski, W. J. “The sociomaterialty of organizational life: Considering technology in management research.” Cambridge Journal of Economics 34 (2009): 125-141

Visualisering av samverkan blir allt viktigare

I samband med större händelser försöker de professionella aktörerna att som en del av hantera en rad omedelbara operativa problem också skapa bilder av vilka andra aktörer som är engagerade med den aktuella händelsen. Att hålla koll på samverkande organisationer är i den lilla händelsen relativt enkelt. Men när händelsen är mer komplex blir bilden av involverade organisationer svårare att hålla aktuell.

Kanske är det dags att skapa nya funktioner i existerande systemstöd som krishanteringsaktörerna förväntas att använda som också snabbt och kontinuerligt ger olika former av visualisering av samverkande samt mer indirekt involverade parter. Detta kan enklast ske genom två följande metoder:

1. Extrahera användningsstatistik i de vanligt förekommande loggningsystemen såsom WIS, LUPP-applikationen och Samverkanswebben
Skapa nätverksmodeller där relationer mellan aktörerna baseras utifrån hur information delas, vilken information som aktörerna läser.

2. Extrahera samtalsloggar från mobiltelefonerna som aktörerna använder samt kommunikationsloggar från Rakel. Skapa nätverksmodeller baserat på vilka roller och vilka organisationers som varit i kontakt med vem.

Bilden nedan visar en enkel visualisering baserat på en begränsad mängd användningstatistik från WIS i samband med Stormen Dagmar i december 2011. Vad som är intressant med bilden är hur informativa visualiseringar kan skapas med ganska enkla medel baserat på ytterst begränsad användningsstatistik.

Det är rimligt att anta att spännande och informativa visualiseringar för krishantering är möjliga på sikt när tillgången till större volymer och mer detaljerad användningsdata blir tillgängliga myndigheternas centrala systemstöd.
Svenska krishanteringsaktörer har mycket att vinna på att börja utnyttja den data som skapas som en bieffekt av att deras personal använder de centrala systemstöden. Syftet med sådana visualiseringar är att underlätta för krishanteringsaktörerna att tolka komplexa och svårgreppbara fenomen och händelseförlopp.

Särskilt intressant är att se hur loggar från sociala medier, mobiltrafikloggar, användningsloggar från WIS, loggar från biljettsystem i kollektivtrafik samt loggar från entrésystem i byggnader kan kombineras och ligga till grund för nyskapande visualiseringar.

Viktigt att nämna i detta sammanhang är att dessa loggar inte behöver kunna identifiera individer utan istället visa flödesvolymer där de enskilda data elementen alltså inte identifierar personer.