Category: Field studies of Response work

Small scale field-experiment for improved situation reporting

Today, I had the opportunity to study a small yet powerful field experiment at the County Administrative Board of Västra Götaland. The county administrative board has a geographical responsibility for crisis preparedness and crisis response at the regional level. The field experiment took place at the county administrative board’s newly designed situation room facilities.

At the field experiment, the TiB-organization (the duty officers) tested new ways of conducting multi-actor situation reporting conferences. In a series of small scale, yet cleverly designed, sessions, the duty officer invited three different fire & rescue services, the police, the paramedic organization, the national 112-organization, the traffic authority and the Swedish meteorological and hydrological institute to participate in a multi-actor situation conference.
Until now, such conferences have mainly been done in the form of a multi-actor teleconference, where verbal reports are the mechanism for sharing information. But today, the multi-actor conference was mediated using collaborative tools, opening up for a richer set of mechanisms for information sharing.

The field experiment provided several insights regarding the delicate balance of striving for improved communication capabilities while at the same time keeping a strong attention to avoid the addition of unwanted side-effects. The session today also showed how a cleverly designed field experiment can be accomplished without creating a hyped expectation bubble that most experiments rarely are able to fulfill. The county administrative board presented great skills in running a field experiment that was nicely embedded into the ongoing discussions on how to further improve multi-actor situation reporting.

Many thanks to Marcus Green, Charlotta Källerfeldt, Maria Göransson for arranging the event, and also many thanks to Malin Lintzen, Per Marklund, and Per-olof Hårsmar (SMHI) for the experimental design.

 

Maximized inspiration after a great week of field work at MSB:s national situation room.

It is nice to be back at the office with loads of impressions and ideas after a fantastic week of field work at a National Situation Room at the Swedish Civil Contingencies Agency (MSB) in Karlstad.
The field studies are a direct consequence of the insightful workshops hosted by JRCC/ Ispra with Tom de Groeve and his team of researchers, where these workshops during 2013 and 2014 provided me the network necessary to make the field studies possible. So, thank you Tom!
Another group of researchers that have had significant inspiration for me during the field studies are Kees Boersma and Jeroen Wolbers with their provocative yet constructive way of discussing the consequences of applying a too strong command and control management model instead of exploring other possibilities that might be more feasible, or could open up for new design perspectives. Thanks Kees and Jeroen!

From a system support point of view, it is fascinating to see how little traditional command center work that is evident in a situation room. My conclusion from the field studies are that we probably have new category of solutions waiting to be designed if we truly would like to further support the work in situation rooms. Solutions that are based on a command center idea will likely fail to support and extend situation room work practices.

Since situation rooms is an interesting socio-technical setting for authorities on national levels, but also an environment and a way of working that we also see traces of on regional and even local levels. One could assume that the new category of solutions that target situation room work, might be of general interest rather than being specific for a very limited group of people.

As one might realize at this point of this blog post, the field studies were great and provided a material that is truly inspiring to start analyzing. So, lastly, thank you all at MSB for the welcoming atmosphere and openness.

Skogsbranden i Västmanland ger insikter för framtiden

IMG_2970Den 5/8 fick jag möjlighet att på plats genomföra fältstudier på ledningsplatsen i Ramnäs. Just denna dag var en ganska intressant dag då länsstyrelsen precis tagit över ansvaret för räddningstjänst i länet samt att en omfattande kapacitets-förstärkning av ledningsorganisationen genomfördes. Att göra fältstudier vid den här typen av händelser ger naturligtvis en hel del insikter och reflektioner. Nedan återfinns ett exempel.

En omedelbar reflektion vid framkomst till Ramnäs var att återigen ser vi exempel på hur omfattande krishantering genomförs och organiseras på platser som inte är specialanpassade för att bedriva krisledning eller ledning av räddningsinsatser. Konferensanläggningen i Ramnäs var på många sätt i sin grundstruktur mycket bättre än de förberedda ledningscentralerna som annars återfinns hos kommunal räddningstjänst och länsstyrelser då en konferensanläggning har en helt annan kapacitet att inrymma den mycket omfattande mängden personer som helt naturligt blir involverade i en insats av detta slag. Att teknikstöd och kommunikationsinfrastruktur i många delar saknades kunde hanteras genom att förstärka mobilnät, bygga nya lokala datanätverk, och designa användningen av konferensrummen till stabsliknande miljöer. Stabschefen för insatsen tillsammans med involverad personal i de olika funktionerna visade denna hektiska dag på mycket god förmåga att designa och re-designa användningen av lokaler och arbetssätt för att förstärka organisationens kapacitet att bedriva ledning. Kanske är det så att det finns behov av att ta vara på dessa erfarenheter då det i framtiden rimligen kommer att bedrivas omfattande krisledning på platser och i konstellationer som på förhand inte är designade för ändamålet utan behöver designas samtidigt som ledningsarbetet skall ha en effekt mot händelsen.

Det finns eventuellt behov av att skapa en enklare guide med checklistor kring hur en ‘ledningsplats’ skapas utifrån lokala omständigheter samt hur en sådan ‘plats’ kan skalas upp mot en mer omfattande ledningsfunktion för komplex samverkan. Denna sorts guide kanske redan finns.

Detta är endast en av många reflektioner som fältstudierna gav. Förhoppningsvis kommer en del andra observationer och reflektioner kommuniceras via olika ‘lessons learned’-aktiviteter som MSB, Länsstyrelsen i Västmanland och de aktuella räddningstjänstförbunden kommer att genomföra under hösten.

Samverkansoperatörer i gränsöverskridande operatörskluster

Igår hade jag förmånen att få genomföra observationer och informella intervjuer kring ett fenomen som traditionellt endast varit möjligt att studera inom ramen för kontrollerade experiment eller i samband med övning. Det jag studerade var operativ samverkan hos samlokaliserade ledningsoperatörer från de centrala blåljusaktörerna, i samband med riktiga insatser.

De olika ledningsoperatörerna med sina befintliga tekniska systemstöd var fysiskt samlokaliserade. Operatörerna satt med sina operatörsbord på mycket kort avstånd till varandra. Operatörerna hanterade skarpa larm med hjälp av sina befintliga tekniska system.

  • Polisen hade 1st LKC-operatör på plats
  • SOS-alarm hade 2st ambulansdirigenter på plats
  • De två räddningstjänstförbunden hade vars 1st ledningsoperatör på plats

Operatörerna ersatte inte de operatörer som fanns i de befintliga ledningscentralerna hos varje organisation utan formerade snarare ett ledningsoperatörskluster med egenskaper vi sällan kunnat studera i verkliga händelser. Operatörerna hade olika modell för hur deras samverkande roll länkades in sina organisationers befintliga bakomliggande ledningsstrukturer.

Detta “operatörskluster”, som dessutom saknade ett övergripande befäl eller annan form av formell styrning, visade sig kunna överbrygga och kompensera för de organisatoriska och tekniska brister som dagens stuprörsorganisering orsakar. Operatörerna arbetade som ett team med att säkra upp att information som fanns relaterat till pågående händelser snabbt förmedlades till de andra organisationerna.

Min korta studie som omfattade endast 5 timmar där dessa “samverkansoperatörer” påvisade många spännande och positiva egenskaper som verkar följa av fysiskt samlokaliserade operatörsteam. Följande händelser hanterades:
– Farligt gods / kem-händelse (explosivt-material)
– Suicid
– Trafikolyckor i tunnelmiljö
– Trafikolycka, tung bärgning
– Eftersök av saknad person, ev suicid
– Hjärtstoppslarm
– Brand i byggnad (lackverkstad)
– Omhändertagande av våldsam person

Analysen av studien är naturligtvis inte klar men gårdagens studie gav insikter om att det finns en rad nya och ibland oväntade former av samverkan som kan utveckla Svensk olycks- och krishantering.

Emergency Response Work as a Sociomaterial Practice

On thursday night at 21:20, my cellphone beeped and an SMS was received informing that the situation room was about to be manned at the fire and rescue services in Gothenburg. A sports arena was on fire and the response work was estimated to continue all night. I arrived to the main fire station at 21:50 and started a field-study and ended at 02:30. My focus this night was oriented on how the people working in the situation-room and the technology in use were intertwined. This particular incident provided very good insights on how people, procedures, roles and technology could be understood as entanglement in practice. In addition, it was also clear that technology is hardly used according the designers intention but reinvented and restructured in situated action. In return, the actions by the human actors were shaped by the material properties of the technological actors. Trying to separate human actors and technological actors seems difficult. I believe that we must view emergency response work as sociomaterial practice in order to move beyond the less meaningful discussion of technology vs method when it comes to exploring innovative conduct in future emergency and crisis response work.

I am looking forward to discuss entanglement in practice and sociomateriality with my fellow researchers during the ISCRAM2012 conference in Vancouver, 22-25 april.

This blogpost is heavily inspired by the following text:
Orlikowski, W. J. “The sociomaterialty of organizational life: Considering technology in management research.” Cambridge Journal of Economics 34 (2009): 125-141

Live-Video Experiment using Multiple Non-Synchronized Mobile Live-Video Streams

Live-Video Experiment using Multiple Non-Synchronized Mobile Live-Video Streams

Today, we conducted a simple yet fascinating experiment at the Crisis Response Lab, focused on using multiple streams of mobile live video to support a collaborative task. We used the LiveResponse mobile live-video application and two video streams from Bambuser equipped android phones to create a live-video collaborative work space.

The two mobile live-video streams were broadcasted to LiveResponse with a latency on roughly 1 second. The two video streams were not internally synchronized which in our experiment had the effect that one video stream faced the risk of providing lag in relation to the other stream. I took my Android phone (broadcasting video) and my laptop (consuming video) and walked through our lab and used the broadcasted video to communicate to as well as using my laptop to receive communication from colleague Fredrik ( that had a similar setup with his phone and laptop.) We gave each other simple tasks in order to evaluate if the communication between us would break down.

Our communication during the short experiment did however not breakdown, but rather showed how mobile live-video broadcasting worked very well to establish and use a mobile live-video collaborative work space. This simple experiment gave us inspiration and confidence to further explore the design space of collaborative work spaces based on low cost high quality mobile live video broadcasting technology.

"Kriskommunikation måste ske i fler kanaler"

Docent Anna Olofsson på RCR-center, Mittuniversitetet presenterar erfarenheter från hanteringen av parasitutbrottet i Östersund. Det är uppenbart att kommuner, regionala och nationella aktörer har en del erfarenheter att hämta från händelsen med Cryposporidium. Vad som är förvånande är hur vissa nationella sektorsmyndigheter som förväntas ha djup expertis i ett sakområde delvis saknar kunskap kring hur verkligheten ser ut kring den enskildes och kommuners hantering av dricksvatten.

Från Länstidningen Östersund: Kommuner och myndigheter måste kommunicera i fler kanaler vid kriser. Det är en av slutsatserna av den forskning som gjorts i Östersund efter parasitutbrottet. “Även de mindre kriserna, de vardagsaktiga blir överraskande”, säger Anna Olofsson, sociolog. I går delade Anna Olofsson docent i sociologi med sig av en del av forskningsresultaten vid en populärvetenskaplig föreläsning på Mittuniversitetet. Det ligger i sakens natur konstaterar hon att en kris överraskar oss och att den framstår som otänkbar ända tills den är ett faktum. Precis så var det när massor av Östersundare blev sjuka på grund av de höga halterna cryptosporidium i dricksvattnet.
– Det är spännande vid ett tidigt möte uttrycktes cryptosporidium i dricksvattnet som en helt otänkbar situation, men jag tänker inte säga vem som sa det, säger Anna Olofsson. [Läs mer på Länstidningen Östersund]

Studie av hanteringen av dricksvattensituationen i Östersund

På tisdagen och onsdagen denna veckan fick jag möjlighet att följa Miljö & Hälsoförvaltningens arbete med att hantera situationen med förorenat dricksvatten i Östersund. Under de två dagarna genomförde jag deltagande observationer och informella intervjuer. De två dagarna kommer ligga till grund för fortsatta studier med intervjuer och dokumentanalys.

Studien är intressant ur flera perspektiv. Först och främst genom att den kunde genomföras utan att jag hade kontakter med involverade personer sedan tidigare. En viktig dörröppnare i detta sammanhang är RCRC vid Mitt-Universitetet där Erna Danielsson med flera bidrog till att jag kunde garanteras access.
Vidare är det imponerande med vilken öppenhet som Miljöchefen, Förvaltningschef, Säkerhetssamordnare, Kommundirektör, Informationschef med flera visade och tillät full insyn utan särskilda restriktioner.
Studien är också speciell då den är snabborganiserad genom ett samarbete mellan RCRC vid Mitt-Universitetet och Crisis Response Lab vid Göteborgs Universitet & Chalmers.

Helgens bombsituation i Göteborg gav nya insikter.

Det omfattande arbetet som de centrala krishanteringsaktörerna drog igång i samband med helgens bombsituation i Göteborg gav nya insikter kring problematiken med gemensam lägesbild. Genom deltagande observationer hos räddningstjänsten fick jag möjlighet att följa arbetet kring hur de organiserade sig för att hantera en situation kännetecknad av stor osäkerhet och begränsad mängd information. Att det finns omfattande utmaningar med hela konceptet kring “gemensam lägesbild” gav helgens händelser tydliga besked på. Problematiken ligger inte i hur responseaktörerna agerar utan snarare kring de komponenter som ligger inbäddat i föreställningen om en gemensam lägesbild.

Fieldstudy at the COP15 climat meeting in Copenhagen

On thursday 17th of december, myself and Fredrik Bergstrand at the Crisis Response Lab, conducted a one-day field study at the COP15 in Copenhagen. We had no problems of interviewing various activist and we gained deep insights into a world that was partially new to us. We are looking forward to compare and discuss our insights and findings with other response organizations in Sweden that also took the opportunity to learn from the activists. I hope that the Swedish MSB had a team on-site for this.

CRISIS RESPONSE DESIGN CAMP @ ISCRAM SUMMERSCHOOL 2009

On monday the 24th of august, I ran a Crisis Response Design Camp was held at the ISCRAM Summerschool at Tilburg University in the Netherlands. The Design Camp was organized by the Crisis Response Lab in Gothenburg in collaboration with ISCRAM.

The focus for this half-day Design Camp was to introduce a Human-Centered Design (HCD) perspective and research approach to the Phd-students. The HCD-toolkit from IDEO was used in order to target the design challenge of “improved information technology for Citizens crisis preparedness and response“. The goal of the design camp was to shed a bit more light on the often promising concept of involving and provide participation for citizens from a crisis preparedness and response perspective. But the the big question is really, how could such participation be manifested in terms of processes and technologies. How do everyday people view Crisis Preparedness and Response? Go talk and listen to them is perhaps a good starting point.

Three design teams conducted a FIELD EXPEDITION and made interviews and observation in downtown Tilburg. The stories and observations from the field work was later that same day used in an IDEA PLAYGROUND where they analyzed their material and transformed those insights into rough design ideas. This extreme form running a design process resulted in a range of very interested concepts and solutions that was presented to representatives from the city of Tilburg. The feedback from the representatives indicates that the concepts and solutions was highly appreciated.
Running a half-day design process is not the most suitable way of conducting high quality research, but it shows that much can be done when time and budgets are restricted.

We are looking forward to organize similar design camps in the future in order to quickly come up with a large set of ideas that later on in large projects could be explored in more detail and rigorously.

Fältstudie: Branden i g:a TV-huset i Göteborg

På fredagkvällen fick jag ett SMS med beskedet att räddningstjänsten gått upp i stab. När jag anlände till staben hade händelsen pågått en timme och stabsarbetet precis påbörjats i stabsrummet. Staben arbetade i sammanlagt 2 timmar för att sedan avvecklas. Observationerna på plats gav nya insikter kring den kollaborativa processen att upprätthålla lägesuppfattning med hjälp av underliggande gemensam lägesinformation. Arbetet i stabsarbetet baserade sig till stora delar på dyadiska interaktioner och konversationer i grupp. Materialet som skapades för att upprätthålla en lägesuppfattning genererade samtidigt central dokumentation av händelseförloppet och arbetsprocessen. De informationssystem som tillhandahålls från centrala myndigheter avseende applikationer för dokumenation/uppföljning och analys av en enskild händelse, under själva insatsarbetet, är starkt underutvecklade. I stabsarbetet användes istället ett flertal anpassade versioner av vanliga “kontors/workshop”-program för att ge sådant stöd som stabsarbetet verkligen kräver. Kvällens stabsarbetet gav nya insikter kring hur framtida stöd för hur strategisk beredskap, resurshantering och personal/underhåll kan stödjas med mer framsynt design av informationsteknologi.

Bilden visar den videovägg som delfinansierats av (g:a SRV) MSB och som enligt de som arbetade i staben varit av stort värde. På väggen projicerades en del av de anpassade kontorsapplikationerna.